Come configurare i messaggi di risposta automatica di WhatsApp per la tua attività

Un cliente invia un messaggio al tuo negozio Shopify su WhatsApp con una domanda e non riceve alcuna risposta per tre ore, proprio il tipo di situazione che una risposta automatica di WhatsApp è progettata per risolvere. Quando qualcuno risponde finalmente, il cliente ha già acquistato da un concorrente oppure ha semplicemente rinunciato. WhatsApp è progettato per conversazioni immediate, una risposta lenta fa perdere fiducia più rapidamente rispetto a un'email.

Un messaggio di risposta automatica risolve il problema immediato. Il cliente riceve una risposta istantanea anche quando nessuno è disponibile per scriverla. Questa guida spiega cosa significa davvero una risposta automatica, come configurarla nell'app WhatsApp Business e nell'API, i limiti reali di ciascuna soluzione, modelli di messaggi pronti all'uso e il momento in cui una risposta automatica non è più sufficiente.

Risposta rapida

Una risposta automatica di WhatsApp, chiamata anche risposta automatica, è un messaggio predefinito inviato automaticamente quando qualcuno scrive alla tua attività, confermando che il messaggio è stato ricevuto anche quando sei offline. Può essere configurata in due modi. Tramite l'app gratuita WhatsApp Business, con semplici messaggi di benvenuto e di assenza, oppure tramite l'API di WhatsApp Business, con risposte automatizzate e personalizzate su larga scala. La risposta automatica è diversa da una risposta rapida, un messaggio salvato che invii manualmente, e da un messaggio di assenza, uno specifico tipo di risposta automatica per gli orari di chiusura.

Punti principali

• Una risposta automatica e una risposta rapida sono funzionalità diverse. La risposta automatica viene inviata automaticamente, mentre la risposta rapida è un messaggio salvato che selezioni e invii manualmente
• L'app WhatsApp Business offre gratuitamente le funzioni di base per le risposte automatiche, ma non può integrarsi con un CRM, non consente di ottenere la spunta verde e dispone di una libreria limitata di modelli
• L'API di WhatsApp Business è necessaria per risposte personalizzate e automatizzate che vadano oltre un singolo messaggio generico
• Per i negozi Shopify, una risposta automatica collegata all'API può recuperare dati reali su ordini e prodotti, una funzione che un semplice messaggio di assenza nell'app Business non potrà mai offrire
• La risposta automatica su WhatsApp personale, non Business, non è supportata in modo nativo. Le app di terze parti che affermano di aggiungerla violano i termini di WhatsApp
• Una risposta automatica conferma immediatamente la ricezione di un messaggio, ma non risponde alla vera domanda del cliente. È proprio in questo passaggio che la maggior parte delle aziende perde comunque la vendita

Che cos'è un messaggio di risposta automatica di WhatsApp

Una risposta automatica di WhatsApp è un messaggio predefinito che viene inviato automaticamente nel momento in cui qualcuno scrive alla tua attività, anche se sei offline, stai dormendo oppure sei semplicemente occupato con un altro cliente. Invece di lasciare il cliente in attesa senza alcuna risposta, riceverà subito una conferma che il suo messaggio è stato ricevuto.

Per esempio “Grazie per il tuo messaggio! Ti risponderemo durante il nostro orario di lavoro (9 AM, 6 PM).”

Risposta automatica, risposta rapida e messaggio di assenza

Questi tre termini vengono spesso usati come se fossero equivalenti, ma non indicano la stessa cosa. Una risposta automatica viene inviata senza che nessuno tocchi il telefono, ed è proprio questo l'argomento di questa guida. Una risposta rapida è un modello di messaggio salvato che selezioni e invii manualmente mentre rispondi a un cliente. Ti fa risparmiare tempo, ma richiede comunque la tua presenza e la scelta di inviarlo. Un messaggio di assenza è uno specifico tipo di risposta automatica che si attiva solo fuori dall'orario di lavoro. È uno dei casi d'uso della risposta automatica e non una funzione separata.

Per modelli di messaggi di assenza già pronti da usare durante gli orari di chiusura e le festività, consulta la guida dedicata ai modelli di messaggi di assenza. Per il messaggio che i clienti vedono la prima volta che ti contattano, la guida messaggio di benvenuto di WhatsApp Business tratta questo argomento separatamente.

Una risposta automatica conferma un messaggio, non fornisce una risposta

Configurare una risposta automatica può sembrare la soluzione al problema. In realtà è solo il primo passo. Un messaggio come “Abbiamo ricevuto il tuo messaggio, ti risponderemo presto” fa capire al cliente che non è stato ignorato. Non gli dice se il prodotto è disponibile nella sua taglia, quando arriverà il suo ordine oppure se puoi eguagliare il prezzo di un concorrente.

Le aziende che riescono davvero a trasformare le conversazioni su WhatsApp in vendite non sono quelle con la risposta automatica scritta meglio. Sono quelle che colmano rapidamente il divario tra la conferma di ricezione e una risposta reale. Il resto di questa guida spiega entrambe le parti. Come configurare correttamente la conferma di ricezione e cosa serve per colmare quel divario.

Come configurare la risposta automatica nell'app WhatsApp Business

L'app WhatsApp Business è gratuita ed è il punto di partenza ideale per qualsiasi piccola impresa. La configurazione richiede solo pochi minuti.

Passaggio 1. Apri le impostazioni Business Apri l'app WhatsApp Business e tocca i tre puntini nell'angolo in alto a destra dell'elenco delle chat. Vai su Impostazioni, quindi su Impostazioni Business.

Passaggio 2. Attiva il messaggio di assenza All'interno delle Impostazioni Business, tocca Messaggio di assenza. Attiva l'interruttore accanto a “Invia messaggio di assenza”.

Passaggio 3. Scrivi e programma il messaggio Scrivi il messaggio da inviare automaticamente, quindi scegli quando inviarlo. Invia sempre, se non sarai raggiungibile per un periodo prolungato, Programmazione personalizzata, per orari specifici ogni giorno, oppure Fuori dall'orario di lavoro, solo quando sei chiuso.

Passaggio 4. Scegli i destinatari Decidi chi riceverà la risposta automatica. Tutti coloro che ti scrivono, solo i contatti non salvati nella rubrica, tutti tranne specifici contatti esclusi oppure solo un elenco selezionato. La maggior parte delle aziende sceglie “Tutti” per non perdere nessun cliente.

Limiti della risposta automatica nell'app WhatsApp Business

L'app Business copre le esigenze di base, ma presenta alcuni limiti importanti da conoscere prima di affidarsi completamente a questa soluzione.

• Non puoi verificare la tua attività o ottenere la spunta verde su WhatsApp utilizzando soltanto l'app Business
• La libreria dei modelli di messaggio è limitata, nella maggior parte dei casi dovrai scrivere i messaggi da zero
• Non può integrarsi con un CRM o con qualsiasi piattaforma di terze parti
• Solo un dispositivo può essere connesso attivamente, quindi una sola persona può gestire le risposte alla volta

Come configurare la risposta automatica con l'API di WhatsApp Business

L'app Business è adatta per messaggi di benvenuto e messaggi di assenza. Tuttavia, quando un cliente chiede informazioni su prodotti, prezzi o disponibilità mentre sei offline, una risposta automatica generica non basta a concludere la vendita. Ed è proprio in quel momento che rischi di perdere il cliente a favore di un concorrente che risponde per primo.

L'API di WhatsApp Business risolve questo problema consentendoti di creare flussi di lavoro automatizzati che vanno oltre un unico messaggio statico, con risposte diverse per domande diverse, personalizzate con il nome del cliente o i dettagli dell'ordine, inoltrate a un operatore umano quando necessario e persino strutturate come pulsanti interattivi o elenchi invece di semplice testo. Una spiegazione completa del funzionamento di questi elementi interattivi è disponibile nella guida messaggio interattivo di WhatsApp.

Ecco come configurarlo con Chatix.

1. Installa l'app Chatix nel tuo negozio Shopify
2. Otterrai automaticamente l'accesso all'API di WhatsApp Business
3. Crea il tuo flusso di messaggistica e configura le risposte automatiche
4. Scrivi i tuoi messaggi oppure personalizza i modelli già pronti

Per la procedura completa di configurazione, compresi i requisiti necessari per i commercianti Shopify prima di richiedere l'accesso all'API, consulta la guida API di WhatsApp Business per Shopify.

Esempi di messaggi di risposta automatica di WhatsApp

Di seguito trovi alcuni esempi che puoi utilizzare per situazioni generali e durante gli orari di maggiore attività.

Per messaggi di assenza dedicati alle festività e ai periodi stagionali, la guida modelli di messaggi di assenza contiene una raccolta completa pronta all'uso.

Considerazioni finali

Una risposta automatica risolve il primo problema. Un cliente scrive alla tua attività e non riceve alcuna risposta. Vale la pena configurarla oggi stesso indipendentemente dalle dimensioni della tua attività e bastano pochi minuti con l'app Business gratuita.

Ma una risposta automatica non è mai stata il punto di arrivo. Le aziende che trasformano le conversazioni su WhatsApp in vendite colmano rapidamente la distanza tra “abbiamo ricevuto il tuo messaggio” e una risposta reale, abbastanza velocemente da mantenere il cliente coinvolto.

Chatix App collega direttamente l'API di WhatsApp Business al tuo negozio Shopify, così le risposte automatiche possono fare molto più di una semplice conferma di ricezione, con messaggi personalizzati, automatizzati e collegati ai dati reali dei tuoi ordini e prodotti.