So richten Sie automatische WhatsApp Antwortnachrichten für Ihr Unternehmen ein

Ein Kunde schreibt Ihrem Shopify Shop über WhatsApp eine Frage und erhält drei Stunden lang keine Antwort. Genau diese Lücke soll eine automatische WhatsApp Antwort schließen. Bis schließlich jemand antwortet, hat der Kunde bereits bei einem Mitbewerber gekauft oder das Interesse verloren. WhatsApp ist für sofortige Gespräche gemacht. Eine langsame Antwort kostet Vertrauen schneller als bei einer E Mail.

Eine automatische Antwort löst das unmittelbare Problem. Der Kunde erhält sofort eine Antwort, auch wenn gerade niemand verfügbar ist, um zu schreiben. Dieser Leitfaden erklärt, was eine automatische Antwort tatsächlich bedeutet, wie Sie sie in der WhatsApp Business App und über die API einrichten, welche Einschränkungen beide Lösungen haben, enthält sofort einsetzbare Beispielnachrichten und zeigt, wann eine automatische Antwort nicht mehr ausreicht.

Schnelle Antwort

Eine automatische WhatsApp Antwort, auch automatische Antwortnachricht genannt, ist eine vorformulierte Nachricht, die automatisch gesendet wird, sobald jemand Ihrem Unternehmen schreibt. Sie bestätigt den Eingang der Nachricht auch dann, wenn Sie offline sind. Sie kann auf zwei Arten eingerichtet werden. Über die kostenlose WhatsApp Business App mit einfachen Begrüßungs und Abwesenheitsnachrichten oder über die WhatsApp Business API mit automatisierten und personalisierten Antworten im großen Umfang. Eine automatische Antwort unterscheidet sich von einer Schnellantwort, einer gespeicherten Nachricht, die Sie manuell senden, sowie von einer Abwesenheitsnachricht, einer speziellen Form der automatischen Antwort außerhalb der Geschäftszeiten.

Wichtige Erkenntnisse

• Eine automatische Antwort und eine Schnellantwort sind unterschiedliche Funktionen. Die automatische Antwort wird automatisch gesendet. Eine Schnellantwort ist eine gespeicherte Nachricht, die Sie selbst auswählen und senden
• Die WhatsApp Business App bietet grundlegende automatische Antworten kostenlos, kann jedoch nicht mit einem CRM verbunden werden, kein grünes Häkchen erhalten und verfügt nur über eine begrenzte Vorlagenbibliothek
• Für personalisierte und automatisierte Antworten, die über eine einzelne allgemeine Nachricht hinausgehen, ist die WhatsApp Business API erforderlich
• Für Shopify Shops kann eine über die API verbundene automatische Antwort echte Bestell und Produktdaten abrufen. Das kann eine allgemeine Abwesenheitsnachricht in der Business App niemals leisten
• Automatische Antworten im persönlichen WhatsApp und nicht in WhatsApp Business werden nativ nicht unterstützt. Drittanbieter Apps, die dies versprechen, verstoßen gegen die WhatsApp Nutzungsbedingungen
• Eine automatische Antwort bestätigt den Eingang einer Nachricht sofort, beantwortet jedoch nicht die eigentliche Frage des Kunden. An dieser Stelle verlieren die meisten Unternehmen dennoch den Verkauf

Was ist eine automatische WhatsApp Antwortnachricht

Eine automatische WhatsApp Antwort ist eine vorformulierte Nachricht, die automatisch gesendet wird, sobald jemand Ihrem Unternehmen schreibt. Das gilt auch, wenn Sie offline sind, schlafen oder gerade einem anderen Kunden helfen. Anstatt dass ein Kunde ohne Rückmeldung wartet, erhält er sofort die Bestätigung, dass seine Nachricht eingegangen ist.

Zum Beispiel. „Vielen Dank für Ihre Nachricht! Wir melden uns während unserer Geschäftszeiten von 9 Uhr bis 18 Uhr bei Ihnen.“

Automatische Antwort im Vergleich zur Schnellantwort und Abwesenheitsnachricht

Diese drei Begriffe werden oft gleichbedeutend verwendet, bedeuten jedoch nicht dasselbe. Eine automatische Antwort wird ohne Eingreifen automatisch gesendet. Darum geht es in diesem Leitfaden. Eine Schnellantwort ist eine gespeicherte Nachrichtenvorlage, die Sie beim Schreiben an einen Kunden manuell auswählen und senden. Sie spart Zeit, erfordert jedoch weiterhin Ihre Anwesenheit und Entscheidung. Eine Abwesenheitsnachricht ist eine besondere Form der automatischen Antwort, die nur außerhalb der Geschäftszeiten ausgelöst wird. Sie ist ein Anwendungsfall der automatischen Antwort und keine eigene Funktion.

Wenn Sie sofort einsetzbare Vorlagen für Abwesenheitsnachrichten außerhalb der Geschäftszeiten und an Feiertagen suchen, finden Sie im Leitfaden zu Abwesenheitsnachrichten eine vollständige Sammlung. Für die Nachricht, die Kunden beim ersten Kontakt sehen, gibt es den separaten Leitfaden zur WhatsApp Business Begrüßungsnachricht.

Eine automatische Antwort bestätigt den Eingang einer Nachricht. Sie beantwortet sie nicht

Das Einrichten einer automatischen Antwort fühlt sich wie die Lösung des Problems an. Das ist es nicht. Es ist nur der erste Schritt. Eine Nachricht wie „Wir haben Ihre Nachricht erhalten und antworten in Kürze.“ zeigt dem Kunden, dass er nicht ignoriert wurde. Sie sagt jedoch nichts darüber aus, ob das Produkt in seiner Größe verfügbar ist, wann die Bestellung ankommt oder ob Sie den Preis eines Mitbewerbers anbieten können.

Unternehmen, die WhatsApp Gespräche tatsächlich in Verkäufe umwandeln, haben nicht einfach die beste formulierte automatische Antwort. Sie schließen die Lücke zwischen der Eingangsbestätigung und einer echten Antwort besonders schnell. Der restliche Leitfaden behandelt beide Bereiche. Das richtige Einrichten der Eingangsbestätigung und was nötig ist, um die Lücke zu schließen.

So richten Sie automatische Antworten in der WhatsApp Business App ein

Die WhatsApp Business App ist kostenlos und der richtige Einstieg für jedes kleine Unternehmen. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten.

Schritt 1. Business Einstellungen öffnen. Öffnen Sie die WhatsApp Business App und tippen Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Chatliste. Gehen Sie zu Einstellungen und anschließend zu Business Einstellungen.

Schritt 2. Abwesenheitsnachricht aktivieren. Tippen Sie in den Business Einstellungen auf Abwesenheitsnachricht. Aktivieren Sie den Schalter neben „Abwesenheitsnachricht senden“.

Schritt 3. Nachricht schreiben und Zeitplan festlegen. Geben Sie die Nachricht ein, die automatisch gesendet werden soll. Wählen Sie anschließend den Zeitplan. Immer senden, wenn Sie längere Zeit nicht erreichbar sind, Benutzerdefinierter Zeitplan für bestimmte Zeiten oder Außerhalb der Geschäftszeiten, wenn Ihr Unternehmen geschlossen ist.

Schritt 4. Empfänger auswählen. Legen Sie fest, wer die automatische Antwort erhalten soll. Alle Personen, nur Kontakte, die nicht gespeichert sind, alle außer bestimmten Kontakten oder nur eine ausgewählte Liste. Die meisten Unternehmen wählen Alle, damit kein Kunde übersehen wird.

Einschränkungen der automatischen Antworten in der WhatsApp Business App

Die Business App deckt die Grundlagen ab, hat jedoch einige wichtige Einschränkungen, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich darauf verlassen.

• Sie können Ihr Unternehmen nicht verifizieren oder über die Business App allein ein grünes Häkchen bei WhatsApp erhalten
• Die Bibliothek mit Nachrichtenvorlagen ist begrenzt. Meist müssen Sie Nachrichten selbst erstellen
• Eine Integration mit einem CRM oder anderen Drittanbieter Plattformen ist nicht möglich
• Es kann immer nur ein Gerät gleichzeitig aktiv angemeldet sein. Daher kann jeweils nur eine Person die Antworten verwalten

So richten Sie automatische Antworten mit der WhatsApp Business API ein

Die Business App eignet sich für Begrüßungs und Abwesenheitsnachrichten. Wenn ein Kunde jedoch nach Produktdetails, Preisen oder der Verfügbarkeit fragt, während Sie offline sind, reicht eine allgemeine automatische Antwort nicht aus, um den Verkauf abzuschließen. Genau in diesem Moment besteht das Risiko, den Kunden an einen Mitbewerber zu verlieren, der schneller antwortet.

Die WhatsApp Business API löst dieses Problem, indem sie automatisierte Abläufe ermöglicht, die weit über eine einzelne statische Nachricht hinausgehen. Unterschiedliche Antworten für unterschiedliche Fragen, personalisiert mit dem Namen des Kunden oder den Bestelldaten, Weiterleitung an einen Mitarbeiter bei Bedarf und sogar interaktive Schaltflächen oder Listen anstelle von einfachem Text. Eine vollständige Erklärung dieser interaktiven Elemente finden Sie im Leitfaden zu interaktiven WhatsApp Nachrichten.

So richten Sie dies mit Chatix ein.

1. Installieren Sie die Chatix App in Ihrem Shopify Shop
2. Sie erhalten automatisch Zugriff auf die WhatsApp Business API
3. Erstellen Sie Ihren Nachrichtenablauf und konfigurieren Sie Ihre automatischen Antworten
4. Schreiben Sie eigene Nachrichten oder passen Sie fertige Vorlagen an

Den vollständigen Einrichtungsprozess einschließlich der Voraussetzungen für Shopify Händler vor der Beantragung des API Zugangs finden Sie ausführlich im Leitfaden zur WhatsApp Business API für Shopify.

Beispiele für automatische WhatsApp Antworten

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für allgemeine Zeiten und Zeiten mit hohem Nachrichtenaufkommen.

Für saisonale Abwesenheitsnachrichten und Vorlagen für Feiertage finden Sie im Leitfaden zu Vorlagen für Abwesenheitsnachrichten eine vollständige Sammlung.

Abschließende Gedanken

Eine automatische Antwort löst das erste Problem. Ein Kunde schreibt Ihrem Unternehmen und erhält zunächst keine Antwort. Diese Funktion lohnt sich unabhängig von der Unternehmensgröße und kann in wenigen Minuten mit der kostenlosen Business App eingerichtet werden.

Eine automatische Antwort war jedoch nie als endgültige Lösung gedacht. Unternehmen, die WhatsApp Gespräche erfolgreich in Verkäufe umwandeln, schließen die Lücke zwischen „Wir haben Ihre Nachricht erhalten.“ und einer echten Antwort schnell genug, damit der Kunde bleibt.

Die Chatix App verbindet die WhatsApp Business API direkt mit Ihrem Shopify Shop. Dadurch gehen automatische Antworten weit über eine einfache Eingangsbestätigung hinaus. Sie sind personalisiert, automatisiert und mit Ihren tatsächlichen Bestell und Produktdaten verknüpft.