Cara Mengatur Pesan Balasan Otomatis WhatsApp untuk Bisnis Anda

Seorang pelanggan mengirim pesan ke toko Shopify Anda di WhatsApp dengan sebuah pertanyaan dan tidak mendapat balasan selama tiga jam, tepatnya celah yang ingin ditutup oleh balasan otomatis WhatsApp. Pada saat seseorang membalas, pelanggan tersebut sudah membeli dari pesaing atau sudah benar benar beralih. WhatsApp dirancang untuk percakapan instan, keterlambatan balasan menghilangkan kepercayaan lebih cepat dibanding email.

Pesan balasan otomatis memperbaiki masalah langsung. pelanggan mendapatkan respons instan bahkan ketika tidak ada orang yang tersedia untuk mengetik balasan. Panduan ini membahas apa arti sebenarnya dari balasan otomatis, cara mengaturnya di Aplikasi WhatsApp Business dan API, keterbatasan jujur masing masing, contoh pesan siap pakai, serta kapan balasan otomatis tidak lagi cukup.

Jawaban Singkat

Balasan otomatis WhatsApp, juga disebut sebagai pesan balasan otomatis, adalah pesan yang sudah ditulis sebelumnya yang dikirim secara otomatis ketika seseorang mengirim pesan ke bisnis Anda, untuk mengonfirmasi bahwa pesan mereka sudah diterima bahkan ketika Anda sedang offline. Ini diatur dengan dua cara melalui Aplikasi WhatsApp Business gratis dengan pesan tidak di tempat dan pesan salam dasar atau melalui WhatsApp Business API dengan balasan otomatis yang dipersonalisasi dan berskala. Balasan otomatis berbeda dari balasan cepat yang merupakan pesan tersimpan yang Anda kirim secara manual dan pesan tidak di tempat yang merupakan jenis balasan otomatis untuk luar jam kerja.

Inti Poin

• Balasan otomatis dan balasan cepat adalah fitur yang berbeda. balasan otomatis terkirim secara otomatis, sedangkan balasan cepat adalah pesan tersimpan yang Anda pilih dan kirim sendiri
• Aplikasi WhatsApp Business menyediakan balasan otomatis dasar secara gratis tetapi tidak dapat terintegrasi dengan CRM, tidak bisa mendapatkan tanda centang hijau, dan memiliki pustaka template yang terbatas
• WhatsApp Business API diperlukan untuk balasan otomatis yang dipersonalisasi dan terotomatisasi yang melampaui satu pesan generik
• Untuk toko Shopify, balasan otomatis yang terhubung ke API dapat menarik data pesanan dan produk secara nyata, sesuatu yang tidak bisa dilakukan oleh pesan tidak di tempat generik di Aplikasi Business
• Balasan otomatis di WhatsApp pribadi tidak didukung secara bawaan, aplikasi pihak ketiga yang mengklaim menambahkannya melanggar ketentuan WhatsApp
• Balasan otomatis hanya mengakui pesan secara instan, tetapi tidak menjawab pertanyaan pelanggan, celah ini sering membuat bisnis kehilangan penjualan

Apa Itu Pesan Balasan Otomatis WhatsApp

Balasan otomatis WhatsApp adalah pesan yang sudah ditulis sebelumnya yang terkirim secara otomatis saat seseorang mengirim pesan ke bisnis Anda, bahkan ketika Anda sedang offline, tidur, atau sibuk dengan pelanggan lain. Alih alih pelanggan menunggu dalam diam, mereka langsung mendapatkan konfirmasi bahwa pesan mereka sudah diterima.

Contoh. Terima kasih atas pesan Anda. Kami akan membalas selama jam kerja kami 9 AM , 6 PM.

Balasan Otomatis vs Balasan Cepat vs Pesan Tidak Di Tempat

Ketiga istilah ini sering digunakan secara bergantian, tetapi sebenarnya berbeda. Balasan otomatis terkirim secara otomatis tanpa tindakan apa pun dari Anda, ini adalah topik panduan ini. Balasan cepat adalah template pesan tersimpan yang Anda pilih dan kirim secara manual saat berbicara dengan pelanggan, ini menghemat waktu tetapi tetap membutuhkan Anda untuk hadir dan memilih mengirimnya. Pesan tidak di tempat adalah jenis balasan otomatis yang hanya aktif di luar jam kerja, ini hanya satu kasus penggunaan dalam kategori balasan otomatis, bukan fitur terpisah.

Untuk template pesan tidak di tempat siap pakai khusus luar jam kerja dan hari libur, panduan template pesan tidak di tempat memiliki pustaka lengkap. Untuk pesan yang dilihat pelanggan pertama kali saat menghubungi Anda, panduan Pesan salam WhatsApp Business membahasnya secara terpisah.

Balasan Otomatis Hanya Mengakui Pesan, Tidak Menjawabnya

Menyiapkan balasan otomatis terasa seperti menyelesaikan masalah. Sebenarnya tidak. itu hanya langkah pertama. Kami sudah menerima pesan Anda, kami akan membalas segera memberi tahu pelanggan bahwa mereka tidak diabaikan. Ini tidak memberi tahu apakah produk tersedia dalam ukuran mereka, kapan pesanan akan tiba, atau apakah Anda bisa menyamai harga pesaing.

Bisnis yang benar benar mengubah percakapan WhatsApp menjadi penjualan bukanlah yang memiliki balasan otomatis terbaik. Mereka adalah yang menutup celah antara pengakuan pesan dan jawaban sebenarnya dengan cepat. Sisa panduan ini membahas kedua bagian tersebut, menyiapkan pengakuan dengan benar dan apa yang dibutuhkan untuk menutup celah tersebut.

Cara Mengatur Balasan Otomatis di Aplikasi WhatsApp Business

Aplikasi WhatsApp Business gratis dan merupakan titik awal yang tepat untuk bisnis kecil mana pun. Pengaturan hanya membutuhkan beberapa menit.

Langkah 1. Buka Pengaturan Bisnis. Buka aplikasi WhatsApp Business dan ketuk tiga titik di kanan atas daftar chat. Masuk ke Pengaturan lalu Pengaturan Bisnis.

Langkah 2. Aktifkan Pesan Tidak Di Tempat. Di dalam Pengaturan Bisnis, ketuk Pesan Tidak Di Tempat. Aktifkan tombol di sebelah Kirim pesan tidak di tempat.

Langkah 3. Tulis dan Jadwalkan Pesan Anda. Ketik pesan yang ingin dikirim secara otomatis lalu pilih kapan dikirim. Selalu kirim jika Anda tidak dapat dihubungi dalam waktu lama, jadwal kustom untuk jam tertentu setiap hari, atau di luar jam kerja hanya saat Anda tutup.

Langkah 4. Pilih Siapa yang Menerima. Tentukan siapa yang menerima balasan otomatis. semua orang yang mengirim pesan kepada Anda, hanya kontak yang tidak disimpan, semua orang kecuali kontak tertentu, atau hanya daftar terpilih. Sebagian besar bisnis memilih Semua orang agar tidak ada pelanggan yang terlewat.

Keterbatasan Balasan Otomatis Aplikasi WhatsApp Business

Aplikasi Business mencakup dasar dasar, tetapi memiliki batasan yang perlu diketahui sebelum Anda mengandalkannya:

• Anda tidak dapat memverifikasi bisnis atau mendapatkan tanda centang hijau di WhatsApp hanya melalui Aplikasi Business
• Pustaka template pesan terbatas, Anda sebagian besar menulis dari awal
• Tidak dapat terintegrasi dengan CRM atau platform pihak ketiga apa pun
• Hanya satu perangkat yang dapat aktif login sehingga hanya satu orang yang mengelola balasan

Cara Mengatur Balasan Otomatis dengan WhatsApp Business API

Aplikasi Business cocok untuk salam dan pesan tidak di tempat. Tetapi ketika pelanggan menanyakan detail produk, harga, atau ketersediaan saat Anda offline, balasan otomatis generik tidak menutup penjualan, dan di situlah Anda berisiko kehilangan mereka ke pesaing yang lebih cepat membalas.

WhatsApp Business API mengatasi hal ini dengan memungkinkan Anda membangun alur kerja otomatis yang melampaui satu pesan statis. berbagai balasan untuk pertanyaan yang berbeda, dipersonalisasi dengan nama pelanggan atau detail pesanan, diarahkan ke agen manusia saat diperlukan, bahkan dapat disusun sebagai tombol interaktif atau daftar alih alih teks biasa. Penjelasan lengkap tentang cara kerja elemen interaktif ini dibahas dalam panduan Pesan interaktif WhatsApp.

Berikut cara mengaturnya dengan Chatix.

1. Instal aplikasi Chatix di toko Shopify Anda
2. Anda akan otomatis mendapatkan akses ke WhatsApp Business API
3. Bangun alur kerja pesan Anda dan konfigurasi balasan otomatis
4. Tulis pesan Anda sendiri atau sesuaikan template siap pakai

Untuk proses pengaturan lengkap, termasuk apa saja yang perlu disiapkan merchant Shopify sebelum mengajukan akses API, panduan WhatsApp Business API untuk Shopify membahasnya secara rinci.

Contoh Pesan Balasan Otomatis WhatsApp

Di bawah ini beberapa contoh yang dapat Anda gunakan untuk pesan umum dan jam sibuk

Untuk pesan tidak di tempat khusus musim dan hari libur, panduan template pesan tidak di tempat menyediakan kumpulan lengkap yang siap digunakan.

Pemikiran Akhir

Balasan otomatis menyelesaikan masalah pertama. pelanggan mengirim pesan ke bisnis Anda dan tidak mendapat balasan. Ini layak diatur hari ini untuk semua ukuran bisnis, dan hanya membutuhkan beberapa menit di Aplikasi Business gratis.

Namun balasan otomatis tidak pernah dimaksudkan sebagai garis akhir. Bisnis yang benar benar mengubah percakapan WhatsApp menjadi penjualan adalah yang menutup celah antara “kami sudah menerima pesan Anda” dan jawaban sebenarnya, dengan cukup cepat agar pelanggan tetap bertahan.

Aplikasi Chatix menghubungkan WhatsApp Business API langsung ke toko Shopify Anda, sehingga balasan otomatis dapat melampaui sekadar pengakuan, menjadi dipersonalisasi, otomatis, dan terhubung dengan data pesanan serta produk Anda yang sebenarnya.