كيفية إعداد رسائل الرد التلقائي على واتساب لعملك التجاري

يرسل عميل رسالة إلى متجر Shopify الخاص بك على واتساب مع سؤال ولا يتلقى أي رد لمدة ثلاث ساعات وهي بالضبط الفجوة التي صُمم الرد التلقائي على واتساب لسدها. بحلول الوقت الذي يرد فيه أحدهم يكون العميل قد اشترى بالفعل من منافس أو انتقل بالكامل. تم بناء واتساب للمحادثات الفورية وتأخر الرد يفقد الثقة أسرع مما يحدث في البريد الإلكتروني.

رسالة الرد التلقائي تحل المشكلة الفورية إذ يحصل العميل على رد فوري حتى عندما لا يكون هناك أحد متاح للكتابة. يغطي هذا الدليل ما يعنيه الرد التلقائي فعليًا وكيفية إعداده على تطبيق واتساب بزنس وواجهة البرمجة والقيود الحقيقية لكل منهما ونماذج رسائل جاهزة للاستخدام ومتى يصبح الرد التلقائي غير كاف.

إجابة سريعة

الرد التلقائي على واتساب والذي يسمى أيضًا الرد الآلي هو رسالة مكتوبة مسبقًا يتم إرسالها تلقائيًا عندما يرسل شخص رسالة إلى نشاطك التجاري مع تأكيد أنك تلقيت رسالته حتى عندما تكون غير متصل. يتم إعداده بطريقتين عبر تطبيق واتساب بزنس المجاني أو عبر واجهة برمجة واتساب بزنس. الرد التلقائي يختلف عن الرد السريع الذي هو رسالة محفوظة ترسلها يدويًا ويختلف أيضًا عن رسالة الغياب وهي نوع محدد من الرد التلقائي خارج ساعات العمل.

أهم النقاط

• الرد التلقائي والرد السريع ميزتان مختلفتان إذ يتم إرسال الرد التلقائي تلقائيًا بينما الرد السريع رسالة محفوظة تختارها وترسلها بنفسك
• تطبيق واتساب بزنس يغطي الردود التلقائية الأساسية مجانًا لكنه لا يتيح التكامل مع نظام إدارة العملاء ولا يمنح علامة التوثيق الخضراء ولا يحتوي على مكتبة قوالب متقدمة
• واجهة برمجة واتساب بزنس مطلوبة للردود المؤتمتة والمخصصة التي تتجاوز رسالة عامة واحدة
• لمتاجر Shopify يمكن للرد التلقائي المرتبط بواجهة البرمجة جلب بيانات الطلبات والمنتجات الحقيقية وهو ما لا تستطيع رسالة الغياب العامة في التطبيق تقديمه
• الرد التلقائي على واتساب الشخصي غير مدعوم بشكل أصلي وأي تطبيقات طرف ثالث تدعي إضافته تخالف شروط واتساب
• الرد التلقائي يؤكد استلام الرسالة فورًا لكنه لا يجيب عن سؤال العميل نفسه وهي الفجوة التي تفقد فيها معظم الشركات المبيعات

ما هي رسالة الرد التلقائي على واتساب

الرد التلقائي على واتساب هو رسالة مكتوبة مسبقًا تُرسل تلقائيًا بمجرد أن يرسل شخص رسالة إلى نشاطك التجاري حتى لو كنت غير متصل أو نائم أو مشغول بعميل آخر. بدل أن ينتظر العميل في صمت يحصل على تأكيد فوري بأن رسالته تم استلامها.

على سبيل المثال شكرًا على رسالتك سنرد عليك خلال ساعات العمل من 9 صباحًا إلى 6 مساءً

الرد التلقائي مقابل الرد السريع مقابل رسالة الغياب

غالبًا ما تُستخدم هذه المصطلحات بشكل متبادل لكنها ليست نفس الشيء. الرد التلقائي يُرسل تلقائيًا دون تدخل من أحد وهو موضوع هذا الدليل. الرد السريع هو قالب رسالة محفوظ تختاره وترسله يدويًا أثناء الكتابة للعميل مما يوفر الوقت لكنه يتطلب وجودك لاتخاذ قرار الإرسال. رسالة الغياب هي نوع محدد من الرد التلقائي يعمل فقط خارج ساعات العمل وهي حالة استخدام ضمن الرد التلقائي وليست ميزة منفصلة.

للقوالب الجاهزة لرسائل الغياب خارج أوقات العمل والإجازات يمكن الرجوع إلى دليل قوالب رسائل الغياب. أما رسالة الترحيب الأولى التي يراها العميل عند التواصل لأول مرة فدليل رسالة الترحيب في واتساب بزنس يغطيها بشكل منفصل.

الرد التلقائي يؤكد استلام الرسالة لكنه لا يجيب عليها

إعداد الرد التلقائي قد يبدو كأنه حل كامل لكنه في الحقيقة مجرد الخطوة الأولى. عبارة تم استلام رسالتك وسنرد قريبًا تخبر العميل بأنه لم يتم تجاهله لكنها لا تجيب عن سؤاله حول توفر المنتج أو وقت وصول الطلب أو إمكانية مطابقة سعر المنافس.

الشركات التي تحول محادثات واتساب إلى مبيعات فعلية ليست تلك التي تمتلك أفضل صياغة للرد التلقائي بل تلك التي تغلق الفجوة بين التأكيد والإجابة الحقيقية بسرعة. بقية هذا الدليل تشرح كلا الجانبين إعداد الرد التلقائي بشكل صحيح وما يلزم لإغلاق هذه الفجوة.

كيفية إعداد الرد التلقائي على تطبيق واتساب بزنس

تطبيق واتساب بزنس مجاني وهو نقطة البداية المناسبة لأي نشاط تجاري صغير. يستغرق الإعداد بضع دقائق.

الخطوة 1 افتح إعدادات النشاط التجاري افتح تطبيق واتساب بزنس واضغط على النقاط الثلاث في أعلى يمين قائمة الدردشة ثم انتقل إلى الإعدادات وبعدها إعدادات النشاط التجاري

الخطوة 2 تفعيل رسالة الغياب داخل إعدادات النشاط التجاري اضغط على رسالة الغياب ثم فعّل خيار إرسال رسالة الغياب

الخطوة 3 كتابة الرسالة وجدولتها اكتب الرسالة التي تريد إرسالها تلقائيًا ثم اختر وقت الإرسال دائمًا أو جدول مخصص أو خارج ساعات العمل

الخطوة 4 تحديد المستلمين اختر من يتلقى الرد التلقائي الجميع أو جهات الاتصال غير المحفوظة أو الجميع باستثناء جهات محددة أو قائمة مختارة. معظم الشركات تختار الجميع لضمان عدم فقدان أي عميل

قيود الرد التلقائي في تطبيق واتساب بزنس

يوفر التطبيق الأساسيات لكن هناك قيود مهمة يجب معرفتها قبل الاعتماد عليه

• لا يمكنك توثيق نشاطك التجاري أو الحصول على علامة التوثيق الخضراء في واتساب من خلال التطبيق وحده
• مكتبة القوالب محدودة وغالبًا ستكتب الرسائل من البداية
• لا يدعم التكامل مع أنظمة إدارة العملاء أو أي منصات خارجية
• يمكن تسجيل جهاز واحد فقط مما يعني أن شخصًا واحدًا يدير الردود في نفس الوقت

كيفية إعداد الرد التلقائي عبر واجهة برمجة واتساب بزنس

يعمل تطبيق واتساب بزنس للرسائل الترحيبية ورسائل الغياب. لكن عندما يسأل العميل عن تفاصيل المنتج أو الأسعار أو التوفر أثناء غيابك فإن الرد العام لا يكفي لإتمام البيع وهنا تكمن خطورة فقدان العميل لصالح منافس يرد أولًا

تقوم واجهة برمجة واتساب بزنس بحل هذه المشكلة من خلال السماح لك ببناء تدفقات عمل مؤتمتة تتجاوز رسالة واحدة ثابتة إذ يمكن إرسال ردود مختلفة حسب نوع السؤال وتخصيصها باسم العميل أو تفاصيل الطلب وتوجيهها إلى موظف بشري عند الحاجة بل ويمكن أن تكون على شكل أزرار أو قوائم تفاعلية بدلًا من نصوص بسيطة. يتم شرح كيفية عمل هذه العناصر التفاعلية بالتفصيل في دليل رسالة واتساب التفاعلية.

إليك كيفية الإعداد باستخدام Chatix

1. قم بتثبيت تطبيق Chatix على متجر Shopify الخاص بك
2. ستحصل تلقائيًا على إمكانية الوصول إلى واجهة برمجة واتساب بزنس
3. قم ببناء تدفق الرسائل لديك وإعداد الردود التلقائية
4. اكتب رسائلك الخاصة أو قم بتخصيص القوالب الجاهزة

للاطلاع على عملية الإعداد الكاملة بما في ذلك ما يحتاجه تجار Shopify قبل التقديم على الوصول إلى واجهة البرمجة يغطي دليل واجهة برمجة واتساب بزنس لShopify هذا الموضوع بالتفصيل.

نماذج رسائل الرد التلقائي على واتساب

فيما يلي بعض النماذج التي يمكنك استخدامها للحالات العامة وساعات الانشغال

للحصول على رسائل موسمية وخاصة بالأعياد يوفر دليل قوالب رسائل الغياب مجموعة كاملة جاهزة للاستخدام

أفكار ختامية

الرد التلقائي يحل المشكلة الأولى إذ يرسل العميل رسالة ولا يتلقى ردًا. وهذا أمر يستحق الإعداد اليوم بغض النظر عن حجم النشاط التجاري ويستغرق دقائق فقط في تطبيق واتساب بزنس المجاني

لكن الرد التلقائي لم يكن يومًا الهدف النهائي. الشركات التي تحول محادثات واتساب إلى مبيعات هي التي تغلق الفجوة بين تم استلام رسالتك والإجابة الفعلية بسرعة كافية للحفاظ على العميل

تطبيق Chatix يربط واجهة برمجة واتساب بزنس مباشرة بمتجر Shopify الخاص بك بحيث تتجاوز الردود التلقائية مجرد التأكيد لتصبح مخصصة ومؤتمتة ومتصلة ببيانات الطلبات والمنتجات الفعلية لديك