12 funzionalità essenziali di WhatsApp Business, cosa fanno e come usarle

Le funzionalità di WhatsApp Business coprono molto più di quanto la maggior parte delle aziende immagini e sia per i commercianti Shopify che per le piccole imprese, quelle che generano davvero risultati sono spesso le meno conosciute. La maggior parte delle configurazioni si ferma a un profilo, alcune risposte rapide e un messaggio di risposta automatica.

Questa guida illustra tutte e 12 le funzionalità principali di WhatsApp Business, cosa fa ciascuna, quale risultato aziendale produce e dove trovare la guida completa alla configurazione se desideri approfondire ogni singola funzionalità.

WhatsApp Business è disponibile in due versioni. L'app Business gratuita per le piccole imprese che gestiscono manualmente le conversazioni e le WhatsApp Business API per i team che hanno bisogno di una casella di posta multi agente, automazione e messaggistica illimitata su larga scala. La maggior parte delle funzionalità presenti in questa guida è disponibile nell'app gratuita. Le funzionalità che richiedono le API sono chiaramente indicate. Per un confronto completo tra le due versioni, la guida WhatsApp Messenger vs Business vs API offre un'analisi dettagliata.

Risposte rapide

WhatsApp Business è un'app gratuita con 12 funzionalità integrate, tra cui profilo aziendale, catalogo prodotti, messaggi automatici, elenchi broadcast e link click to chat. Le aziende più grandi possono accedere a funzionalità aggiuntive, come casella di posta multi agente, broadcast illimitati e automazione tramite API, utilizzando le WhatsApp Business API. Le cinque funzionalità più importanti per un'azienda che inizia sono Profilo aziendale, Risposte rapide, Etichette, Messaggi automatici ed Elenchi broadcast.

Punti chiave

• La maggior parte delle aziende utilizza solo 3 o 4 funzionalità di WhatsApp Business. Le altre rimangono poco conosciute nonostante siano disponibili gratuitamente
• L'app WhatsApp Business è gratuita da scaricare e utilizzare. Non è richiesto alcun abbonamento per le 12 funzionalità principali
• Gli elenchi broadcast sono limitati a 256 contatti nell'app gratuita. Le API eliminano completamente questo limite
• Community e Flows di WhatsApp sono funzionalità introdotte tra il 2022 e il 2026 che la maggior parte delle aziende non ha ancora iniziato a utilizzare
• Le WhatsApp Business API non sono riservate esclusivamente alle grandi aziende. I negozi Shopify con un volume crescente di ordini le utilizzano per l'automazione degli ordini, il recupero dei carrelli abbandonati e la comunicazione con i clienti

Cosa può fare WhatsApp Business. Tutte le 12 funzionalità

1. Profilo aziendale

Il profilo WhatsApp Business è una pagina dedicata alla tua attività visibile a qualsiasi cliente che apra la chat prima di inviare il primo messaggio. Mostra il nome dell'azienda, il logo, la descrizione, gli orari, il sito web e l'indirizzo. È ciò che distingue un semplice numero di telefono da un'attività con informazioni complete.

La configurazione richiede circa cinque minuti. Scarica l'app WhatsApp Business, vai su Impostazioni → Profilo aziendale e inserisci i tuoi dati. Il campo descrizione consente fino a 256 caratteri. Utilizzalo per spiegare cosa vendi e perché qualcuno dovrebbe contattarti, non solo per indicare la categoria della tua attività.

Per esempi pronti da copiare e incollare adatti a ogni tipo di attività, ecommerce, istruzione, settore immobiliare e altro ancora, la guida agli esempi di descrizione per WhatsApp Business contiene una raccolta completa.

2. Risposte rapide

Le risposte rapide sono messaggi salvati che crei una sola volta e invii tramite una scorciatoia, attivata digitando "/" in qualsiasi conversazione. Invece di scrivere ogni volta una politica di reso o i tempi di spedizione, la salvi come risposta rapida e la inserisci con due tocchi.

Per le aziende che ricevono ripetutamente le stesse domande, disponibilità dei prodotti, prezzi, tempi di consegna o orari di apertura, le risposte rapide riducono i tempi di risposta e garantiscono che ogni cliente riceva la stessa risposta accurata indipendentemente dal membro del team che risponde. WhatsApp Business supporta fino a 50 risposte rapide salvate per ogni numero.

3. Etichette

Le etichette consentono di classificare e organizzare conversazioni e contatti per categoria, rendendo possibile filtrare, trovare e seguire gruppi specifici senza cercare nell'intera casella di posta.

WhatsApp Business include sei colori di etichetta predefiniti, ognuno dei quali può ricevere un nome personalizzato.

Quando un cliente effettua un ordine riceve l'etichetta Nuovo ordine. Dopo il pagamento l'etichetta diventa Pagato. Dopo la consegna diventa Ordine completato. In questo modo una casella di posta WhatsApp che altrimenti sarebbe un elenco difficile da gestire si trasforma in un flusso di lavoro filtrabile e monitorabile, ideale per qualsiasi azienda con più conversazioni attive contemporaneamente.

4. Messaggi automatici, Benvenuto e Assenza

WhatsApp Business dispone di due tipi di messaggi automatici integrati che vengono inviati senza alcun intervento manuale. Il messaggio di benvenuto viene inviato automaticamente quando un cliente ti contatta per la prima volta e di nuovo dopo 14 giorni senza contatti. Il messaggio di assenza viene inviato a chiunque scriva al di fuori degli orari di apertura impostati.

Insieme garantiscono che nessun cliente contatti la tua azienda senza ricevere una risposta, indipendentemente dal fatto che qualcuno sia online. Entrambi si configurano nella sezione Impostazioni → Strumenti aziendali dell'app WhatsApp Business e possono essere personalizzati con qualsiasi testo, programmati per orari specifici e inviati a gruppi di destinatari selezionati.

Per esempi pronti all'uso di messaggi di benvenuto e istruzioni per la configurazione, la guida ai messaggi di benvenuto di WhatsApp Business li spiega in dettaglio. Per esempi di risposta automatica e configurazione dei messaggi di assenza, la guida ai messaggi di risposta automatica di WhatsApp contiene la raccolta completa.

5. Catalogo prodotti

Il catalogo prodotti ti permette di mostrare gli articoli direttamente nel tuo profilo WhatsApp Business con immagini, descrizioni, prezzi e codici prodotto, così i clienti possono sfogliare il catalogo senza uscire dall'app. Una volta configurato, i clienti possono visualizzare i prodotti, condividere singoli articoli con altri e fare domande su prodotti specifici nella stessa conversazione.

Gli articoli del catalogo possono essere condivisi direttamente nelle chat come schede prodotto, risultando molto più visivi e coinvolgenti rispetto alla digitazione manuale di una descrizione del prodotto. Per i negozi Shopify, il catalogo può essere collegato all'inventario dei prodotti tramite le WhatsApp Business API, trasformando la consultazione e l'acquisto in un'unica esperienza direttamente nella chat.

Per la configurazione completa, collegando il tuo account WhatsApp Business ai prodotti Shopify e alle automazioni, la guida alla configurazione dell'integrazione tra WhatsApp e Shopify spiega l'intero processo.

6. Elenchi broadcast

Un elenco broadcast invia un singolo messaggio a un massimo di 256 contatti contemporaneamente e ogni destinatario lo riceve come messaggio privato, non come chat di gruppo. I destinatari non vedono mai chi altro è presente nell'elenco e le risposte tornano separatamente in conversazioni individuali.

Questa è una delle funzionalità di WhatsApp Business più utilizzate per promozioni, lanci di prodotti, avvisi di riassortimento e aggiornamenti ai clienti. Il limite di 256 contatti dell'app gratuita rappresenta la restrizione più importante degli elenchi broadcast. Le aziende che devono inviare messaggi a più di 256 contatti hanno bisogno delle WhatsApp Business API. Per un confronto completo tra broadcast e messaggi di gruppo e per sapere quando utilizzare ciascuna opzione, la guida WhatsApp Broadcast vs Groups spiega le differenze in dettaglio.

7. Link brevi Click to Chat

WhatsApp genera un link Click to Chat univoco per ogni numero aziendale nel formato wa.me/[numero di telefono] che apre una conversazione WhatsApp con la tua attività quando viene selezionato, senza richiedere al cliente di salvare prima il numero.

Il link può essere inserito ovunque, sul sito web, nella biografia di Instagram, nella pagina Facebook, nella firma delle email, nel profilo Google Business o su materiali stampati. È anche possibile aggiungere un messaggio precompilato al link, così il cliente apre la conversazione con un testo già inserito. Questa funzione è utile per indirizzare i clienti da una campagna specifica, una pagina prodotto o un annuncio. Per creare e personalizzare il tuo link Click to Chat di WhatsApp, la guida al generatore di link WhatsApp spiega tutta la configurazione.

8. WhatsApp Web e Desktop

WhatsApp Business può essere utilizzato da un browser desktop su web.whatsapp.com oppure tramite un'app dedicata per Windows e Mac, offrendo agli operatori la possibilità di gestire le conversazioni con una tastiera completa invece che dallo schermo del telefono.

Questa funzione è particolarmente importante per le aziende con membri del team che gestiscono assistenza o vendite durante l'orario di lavoro. La velocità di digitazione aumenta notevolmente sul desktop, allegati e file sono più semplici da trovare e inviare e le notifiche risultano meno invasive da gestire. WhatsApp Web si sincronizza in tempo reale con l'app del telefono e i messaggi inviati da uno dei due dispositivi appaiono su entrambi.

9. Community di WhatsApp

Le Community di WhatsApp permettono alle aziende di organizzare più gruppi sotto un'unica struttura con un canale dedicato agli annunci nella parte superiore per inviare comunicazioni a tutti i membri contemporaneamente e sottogruppi dedicati ad argomenti specifici, segmenti di clienti o team.

A differenza di un normale broadcast o gruppo, le Community possono ospitare migliaia di membri e supportano una struttura di comunicazione organizzata. Un'azienda può avere una Community principale per tutti i clienti con sottogruppi organizzati per linea di prodotto, area geografica o categoria di assistenza. Gli amministratori possono inviare annunci all'intera Community con un solo messaggio visibile a tutti i membri dei vari sottogruppi. Questa è una funzionalità introdotta tra il 2022 e il 2026 che la maggior parte delle aziende non ha ancora iniziato a utilizzare ed è uno dei cambiamenti più importanti apportati da WhatsApp nel modo in cui le aziende possono comunicare su larga scala senza inviare messaggi individuali a ogni contatto.

10. WhatsApp Flows

I WhatsApp Flows sono moduli interattivi e sequenze che funzionano direttamente all'interno di una conversazione WhatsApp e consentono ai clienti di completare azioni in più passaggi senza uscire dalla chat. Prenotazioni di appuntamenti, sondaggi di feedback, personalizzazioni dei prodotti, conferme dell'indirizzo di consegna e moduli d'ordine possono essere gestiti tramite un Flow che il cliente completa direttamente nella conversazione.

I Flows richiedono le WhatsApp Business API per essere creati e distribuiti. Per le aziende che oggi chiedono ai clienti di aprire un link, compilare un modulo esterno e tornare su WhatsApp, i Flows trasformano tutto questo processo in un'unica esperienza all'interno della chat. Il numero di utenti che interrompe il processo tra intenzione e azione diminuisce notevolmente perché il cliente non deve mai uscire dalla conversazione.

Per i commercianti Shopify, l'automazione di WhatsApp per Shopify spiega come Flows, recupero dei carrelli abbandonati e messaggi automatici sugli ordini siano collegati tramite un'unica dashboard senza creare ogni automazione da zero.

11. Statistiche dei messaggi

L'app gratuita WhatsApp Business include analisi di base a livello di messaggio, numero di messaggi inviati, consegnati, letti e ricevuti, accessibili da Impostazioni → Strumenti aziendali → Statistiche.

Questi dati offrono una semplice verifica delle prestazioni. Se il numero di messaggi inviati e consegnati coincide ma le letture sono basse, il problema potrebbe essere l'orario di invio o il contenuto. Se invece le letture sono elevate ma le risposte sono poche, è opportuno migliorare l'invito all'azione. Per le aziende che utilizzano le WhatsApp Business API, le analisi sono molto più approfondite e includono prestazioni per modello di messaggio, metriche delle campagne e monitoraggio dei tempi di risposta del team tramite piattaforme collegate alle API.

12. WhatsApp Business API

Le WhatsApp Business API rappresentano una soluzione a pagamento che offre funzionalità non disponibili nell'app gratuita. Una casella di posta condivisa dove più operatori gestiscono contemporaneamente le conversazioni dallo stesso numero, flussi di messaggi automatici attivati dalle azioni dei clienti, campagne broadcast illimitate oltre il limite di 256 contatti e integrazioni con Shopify, CRM e altre piattaforme aziendali.

Le API non sono pensate solo per le grandi aziende. I negozi Shopify con un volume crescente di ordini le utilizzano per inviare automaticamente conferme d'ordine, promemoria dei carrelli abbandonati, messaggi di verifica del pagamento alla consegna e comunicazioni dopo la consegna, tutto senza invii manuali. Anche il badge verde di verifica è disponibile esclusivamente tramite le API attraverso un processo di verifica separato di Meta, anche se l'approvazione non è garantita. L'intera procedura è spiegata nella guida su come ottenere la spunta verde su WhatsApp.

Per i commercianti Shopify, la guida alle WhatsApp Business API per Shopify spiega tutto ciò che serve sapere prima della richiesta e come collegarle al tuo negozio.

Considerazioni finali

La maggior parte delle aziende che configura WhatsApp Business per la prima volta crea un profilo e alcune risposte rapide, poi si ferma lì. Le funzionalità che fanno davvero crescere un'azienda, elenchi broadcast, Community, Flows e automazione tramite API, spesso rimangono inutilizzate semplicemente perché la maggior parte delle guide non le presenta tutte insieme nello stesso posto.

Le 12 funzionalità descritte sopra rappresentano tutto ciò che è attualmente disponibile su WhatsApp Business. Inizia con le cinque funzionalità principali dell'app se sei agli inizi, poi valuta quali funzionalità delle API sono più adatte al tuo volume di attività e alla dimensione del tuo team.

Per i negozi Shopify che desiderano collegare queste funzionalità direttamente al proprio negozio, messaggi automatici sugli ordini, recupero dei carrelli abbandonati, casella di posta condivisa per il team e chat dal vivo in un unico posto, Chatix gestisce l'intera configurazione da un'unica dashboard senza richiedere risorse di sviluppo.