12 Unverzichtbare WhatsApp Business Funktionen Was sie tun und wie man sie verwendet

Die Funktionen von WhatsApp Business umfassen weit mehr, als die meisten Unternehmen vermuten, und sowohl für Shopify Händler als auch für kleine Unternehmen sind es oft genau die Funktionen, die Ergebnisse liefern, die unentdeckt bleiben. Die meisten Einrichtungen beschränken sich auf ein Profil, einige Schnellantworten und eine automatische Antwortnachricht.

Dieser Leitfaden behandelt alle 12 wichtigen WhatsApp Business Funktionen, erklärt ihre jeweilige Aufgabe, den geschäftlichen Nutzen und zeigt, wo Sie die vollständige Einrichtungsanleitung finden, wenn Sie sich mit einer einzelnen Funktion näher beschäftigen möchten.

WhatsApp Business gibt es in zwei Versionen. Die kostenlose Business App für kleine Unternehmen, die Unterhaltungen manuell verwalten, und die WhatsApp Business API für Teams, die einen Posteingang für mehrere Mitarbeiter, Automatisierung und unbegrenzte Nachrichten in großem Umfang benötigen. Die meisten Funktionen in diesem Leitfaden stehen in der kostenlosen App zur Verfügung. Funktionen, die die API erfordern, sind deutlich gekennzeichnet. Einen vollständigen Vergleich der beiden Versionen finden Sie im Leitfaden zu WhatsApp Messenger, Business und API.

Schnelle Antworten

WhatsApp Business ist eine kostenlose App mit 12 integrierten Funktionen, darunter ein Unternehmensprofil, ein Produktkatalog, automatisierte Nachrichten, Broadcast Listen und Click to Chat Links. Größere Unternehmen erhalten zusätzliche Funktionen wie einen Posteingang für mehrere Mitarbeiter, unbegrenzte Broadcasts und API Automatisierung über die WhatsApp Business API. Die fünf wichtigsten Funktionen für den Einstieg sind Unternehmensprofil, Schnellantworten, Labels, automatisierte Nachrichten und Broadcast Listen.

Wichtige Erkenntnisse

• Die meisten Unternehmen nutzen nur 3 bis 4 WhatsApp Business Funktionen. Die übrigen bleiben unentdeckt, obwohl sie kostenlos verfügbar sind
• Die WhatsApp Business App kann kostenlos heruntergeladen und genutzt werden. Für die 12 wichtigsten Funktionen ist kein Abonnement erforderlich
• Broadcast Listen sind in der kostenlosen App auf 256 Kontakte begrenzt. Die API hebt diese Begrenzung vollständig auf
• WhatsApp Communities und Flows sind Funktionen aus den Jahren 2022 bis 2026, die die meisten Unternehmen bisher noch nicht nutzen
• Die WhatsApp Business API ist nicht nur für große Unternehmen gedacht. Shopify Shops mit wachsendem Bestellvolumen nutzen sie für Bestellautomatisierung, Warenkorbwiederherstellung und Kundenkommunikation

Was WhatsApp Business kann. Alle 12 Funktionen

1. Unternehmensprofil

Ein WhatsApp Business Unternehmensprofil ist eine spezielle Seite für Ihr Unternehmen, die jeder Kunde sieht, sobald er Ihren Chat öffnet, bevor er seine erste Nachricht sendet. Sie zeigt Ihren Unternehmensnamen, Ihr Logo, Ihre Beschreibung, Öffnungszeiten, Website und Adresse. Das ist der Unterschied zwischen einem Kontakt, der nur als Telefonnummer erscheint, und einem vollständig beschriebenen Unternehmen.

Die Einrichtung dauert nur fünf Minuten. Laden Sie die WhatsApp Business App herunter, gehen Sie zu Einstellungen → Unternehmensprofil und tragen Sie Ihre Informationen ein. Das Beschreibungsfeld bietet bis zu 256 Zeichen. Nutzen Sie diesen Platz, um zu erklären, was Sie verkaufen und warum Kunden Ihnen schreiben sollten, statt nur Ihre Branche anzugeben.

Fertige Beispiele zum Kopieren und Einfügen für nahezu jede Branche, darunter E Commerce, Bildung, Immobilien und mehr, finden Sie im Leitfaden mit WhatsApp Business Beschreibungsbeispielen.

2. Schnellantworten

Schnellantworten sind gespeicherte Nachrichten, die Sie einmal erstellen und anschließend über eine Verknüpfung versenden. Sie werden ausgelöst, indem Sie in einer Unterhaltung ein Schrägstrichzeichen eingeben. Statt in jedem Chat erneut Rückgabebedingungen oder Lieferzeiten zu schreiben, speichern Sie den Text einmal und fügen ihn mit zwei Berührungen ein.

Für Unternehmen, die immer wieder dieselben Fragen beantworten, etwa zur Produktverfügbarkeit, Preisgestaltung, Lieferzeit oder zu Öffnungszeiten, verkürzen Schnellantworten die Reaktionszeit und sorgen dafür, dass jeder Kunde dieselbe korrekte Antwort erhält, unabhängig davon, welches Teammitglied antwortet. WhatsApp Business unterstützt bis zu 50 gespeicherte Schnellantworten pro Nummer.

3. Labels

Mit Labels können Sie Unterhaltungen und Kontakte nach Kategorien kennzeichnen und organisieren. Dadurch lassen sich bestimmte Gruppen filtern, finden und nachverfolgen, ohne den gesamten Posteingang durchsuchen zu müssen.

WhatsApp Business enthält sechs Standardfarben für Labels. Jede Farbe kann mit einem eigenen Namen versehen werden.

Platziert ein Kunde eine Bestellung, erhält er das Label Neue Bestellung. Nach der Zahlung wird das Label auf Bezahlt geändert. Nach der Lieferung folgt Bestellung abgeschlossen. Dadurch wird ein WhatsApp Posteingang, der sonst nur eine unübersichtliche Liste von Chats wäre, zu einem filterbaren und nachvollziehbaren Arbeitsablauf. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen mit mehr als nur wenigen aktiven Unterhaltungen gleichzeitig.

4. Automatisierte Nachrichten. Begrüßung und Abwesenheit

WhatsApp Business bietet zwei integrierte Arten automatisierter Nachrichten, die ohne manuelles Eingreifen versendet werden. Eine Begrüßungsnachricht wird automatisch gesendet, wenn ein Kunde Sie zum ersten Mal kontaktiert und erneut nach 14 Tagen ohne Kontakt. Eine Abwesenheitsnachricht wird an alle gesendet, die Ihnen außerhalb Ihrer festgelegten Geschäftszeiten schreiben.

Gemeinsam stellen diese Funktionen sicher, dass kein Kunde Ihrem Unternehmen schreibt und keine Antwort erhält, unabhängig davon, ob gerade jemand online ist. Beide Funktionen werden unter Einstellungen → Business Tools in der WhatsApp Business App eingerichtet und können mit beliebigem Text angepasst, für bestimmte Zeiten geplant und auf bestimmte Empfängergruppen ausgerichtet werden.

Fertige Beispiele für Begrüßungsnachrichten und Anleitungen zur Einrichtung finden Sie im Leitfaden für WhatsApp Business Begrüßungsnachrichten. Beispiele für automatische Antworten und die Einrichtung von Abwesenheitsnachrichten finden Sie im Leitfaden für WhatsApp automatische Antworten.

5. Produktkatalog

Mit dem Produktkatalog können Sie Artikel direkt in Ihrem WhatsApp Business Unternehmensprofil präsentieren, einschließlich Bildern, Beschreibungen, Preisen und Produktcodes, sodass Kunden Ihr Sortiment durchsuchen können, ohne die App zu verlassen. Nach der Einrichtung können Kunden Produkte ansehen, einzelne Artikel mit anderen teilen und Fragen zu bestimmten Produkten innerhalb derselben Unterhaltung stellen.

Produkte aus dem Katalog können direkt als Produktkarten in Chats geteilt werden. Das ist deutlich anschaulicher und anklickbarer, als Produktbeschreibungen jedes Mal manuell einzugeben. Bei Shopify Shops kann der Katalog über die WhatsApp Business API mit Ihrem Produktbestand verbunden werden, sodass das Durchsuchen und Kaufen direkt innerhalb des Chats möglich wird.

Die vollständige Einrichtung, einschließlich der Verbindung Ihres WhatsApp Business Kontos mit Shopify Produkten und Automatisierungen, wird im Leitfaden zur Einrichtung der WhatsApp Shopify Integration ausführlich erklärt.

6. Broadcast Listen

Mit einer Broadcast Liste können Sie eine Nachricht gleichzeitig an bis zu 256 Kontakte senden. Jeder Empfänger erhält sie jedoch als private Nachricht und nicht als Gruppenchat. Empfänger sehen niemals, wer sich noch auf der Liste befindet, und Antworten werden Ihnen einzeln in separaten Unterhaltungen zugestellt.

Dies ist eine der am häufigsten genutzten WhatsApp Business Funktionen für Werbeaktionen, Produkteinführungen, Hinweise auf wieder verfügbare Produkte und Kundeninformationen. Die Begrenzung auf 256 Kontakte in der kostenlosen App ist die wichtigste Einschränkung dieser Funktion. Unternehmen, die Nachrichten an mehr als 256 Kontakte senden möchten, benötigen die WhatsApp Business API. Einen ausführlichen Vergleich zwischen Broadcast Nachrichten und Gruppennachrichten sowie Hinweise, wann welche Variante sinnvoll ist, finden Sie im Leitfaden zu WhatsApp Broadcast und Gruppen.

7. Click to Chat Kurzlinks

WhatsApp erstellt für jede Unternehmensnummer einen eindeutigen Click to Chat Link im Format wa.me/[Telefonnummer]. Beim Anklicken wird direkt eine WhatsApp Unterhaltung mit Ihrem Unternehmen geöffnet, ohne dass der Kunde Ihre Nummer zuvor speichern muss.

Der Link kann überall eingefügt werden. Auf Ihrer Website, in Ihrer Instagram Biografie, auf Ihrer Facebook Seite, in Ihrer E Mail Signatur, im Google Business Profil oder auf gedruckten Materialien. Sie können außerdem eine vorausgefüllte Nachricht hinzufügen, sodass der Kunde den Chat bereits mit einem vorbereiteten Text öffnet. Das ist besonders hilfreich für Besucher aus bestimmten Kampagnen, Produktseiten oder Anzeigen. Wie Sie Ihren WhatsApp Click to Chat Link erstellen und anpassen, erfahren Sie im Leitfaden zum WhatsApp Link Generator.

8. WhatsApp Web und Desktop

WhatsApp Business kann im Desktop Browser unter web.whatsapp.com oder über eine eigene Desktop Anwendung für Windows und Mac verwendet werden. Dadurch können Mitarbeiter Unterhaltungen bequem über eine vollständige Tastatur statt über den Smartphone Bildschirm verwalten.

Das ist besonders wichtig für Unternehmen, deren Teammitglieder während der Arbeitszeit Support oder Verkauf übernehmen. Das Schreiben geht auf dem Desktop deutlich schneller, Anhänge und Dateien lassen sich einfacher finden und versenden und Benachrichtigungen sind leichter zu verwalten. WhatsApp Web synchronisiert sich in Echtzeit mit der Smartphone App. Nachrichten, die auf einem Gerät gesendet werden, erscheinen automatisch auch auf dem anderen.

9. WhatsApp Communities

Mit WhatsApp Communities können Unternehmen mehrere Gruppen unter einer gemeinsamen Struktur organisieren. Oben befindet sich ein Ankündigungskanal für Mitteilungen an alle Mitglieder gleichzeitig und darunter Untergruppen für bestimmte Themen, Kundensegmente oder Teams.

Im Gegensatz zu einer normalen Broadcast Nachricht oder Gruppe können Communities Tausende Mitglieder aufnehmen und eine strukturierte Kommunikationshierarchie unterstützen. Ein Unternehmen kann beispielsweise eine Haupt Community für alle Kunden erstellen und darunter Untergruppen nach Produktlinie, Standort oder Support Bereich organisieren. Administratoren können mit einer einzigen Nachricht Ankündigungen an die gesamte Community senden, die für alle Mitglieder in allen Untergruppen sichtbar sind. Diese Funktion stammt aus den Jahren 2022 bis 2026 und wird von den meisten Unternehmen bisher noch kaum genutzt. Gleichzeitig gehört sie zu den bedeutendsten strukturellen Änderungen, die WhatsApp für die Kommunikation von Unternehmen in großem Umfang eingeführt hat, ohne einzelne Broadcast Nachrichten an jeden Kontakt senden zu müssen.

10. WhatsApp Flows

WhatsApp Flows sind interaktive Formulare und Abläufe innerhalb einer WhatsApp Unterhaltung. Kunden können mehrstufige Aktionen abschließen, ohne den Chat zu verlassen. Terminbuchungen, Feedback Umfragen, Produktanpassungen, Bestätigung von Lieferadressen und Bestellformulare können alle als Flow bereitgestellt werden, durch den der Kunde direkt innerhalb der Unterhaltung geführt wird.

Für die Erstellung und Bereitstellung von Flows wird die WhatsApp Business API benötigt. Unternehmen, die Kunden bisher auf einen externen Link schicken, damit sie ein Formular ausfüllen und anschließend zu WhatsApp zurückkehren, können den gesamten Ablauf direkt im Chat abbilden. Dadurch sinkt die Abbruchrate deutlich, weil der Kunde die laufende Unterhaltung nicht verlassen muss.

Für Shopify Händler erklärt WhatsApp Automatisierung für Shopify, wie Flows, Warenkorbwiederherstellung und ausgelöste Bestellnachrichten über ein gemeinsames Dashboard verbunden werden, ohne jede Automatisierung einzeln erstellen zu müssen.

11. Nachrichtenstatistiken

Die kostenlose WhatsApp Business App enthält grundlegende Statistiken auf Nachrichtenebene. Sie zeigt an, wie viele Nachrichten gesendet, zugestellt, gelesen und empfangen wurden. Diese Daten finden Sie unter Einstellungen → Business Tools → Statistiken.

Diese Zahlen liefern einen einfachen Überblick über die Leistung. Stimmen die Anzahl gesendeter und zugestellter Nachrichten überein, aber nur wenige werden gelesen, könnte der Versandzeitpunkt oder der Inhalt verbessert werden. Werden viele Nachrichten gelesen, aber nur wenige beantwortet, sollte die Handlungsaufforderung optimiert werden. Unternehmen mit der WhatsApp Business API erhalten deutlich umfangreichere Analysen, darunter Ergebnisse einzelner Vorlagen, Kennzahlen auf Kampagnenebene und Auswertungen zu den Reaktionszeiten des Teams über API verbundene Plattformen.

12. WhatsApp Business API

Die WhatsApp Business API ist eine kostenpflichtige Version, die Funktionen freischaltet, welche die kostenlose App nicht bietet. Dazu gehören ein gemeinsamer Posteingang für mehrere Mitarbeiter, automatisierte Nachrichtenabläufe, die durch Kundenaktionen ausgelöst werden, unbegrenzte Broadcast Kampagnen ohne die Grenze von 256 Kontakten sowie Integrationen mit Shopify, CRM Systemen und anderen Unternehmensplattformen.

Die API ist nicht nur für große Unternehmen gedacht. Shopify Shops mit wachsendem Bestellvolumen nutzen sie für automatische Bestellbestätigungen, Erinnerungen an abgebrochene Warenkörbe, Nachnahme Bestätigungen und Nachrichten nach der Lieferung, die alle ohne manuelles Versenden ausgelöst werden. Auch der grüne Haken, also das verifizierte Unternehmensabzeichen, ist ausschließlich über die API im Rahmen eines separaten Meta Prüfverfahrens erhältlich, wobei eine Genehmigung nicht garantiert wird. Der vollständige Ablauf wird im Leitfaden zum Erhalt des grünen Hakens bei WhatsApp erklärt.

Für Shopify Händler erklärt der Leitfaden zur WhatsApp Business API für Shopify alles, was Sie vor der Beantragung wissen müssen, sowie die Verbindung mit Ihrem Shop.

Abschließende Gedanken

Die meisten Unternehmen erstellen bei der ersten Einrichtung von WhatsApp Business ein Unternehmensprofil und einige Schnellantworten und hören dort auf. Die Funktionen, die für wachsende Unternehmen den größten Unterschied machen, darunter Broadcast Listen, Communities, Flows und API Automatisierung, bleiben häufig ungenutzt, weil die meisten Leitfäden sie nicht gemeinsam an einem Ort behandeln.

Die oben beschriebenen 12 Funktionen umfassen alles, was derzeit in WhatsApp Business verfügbar ist. Beginnen Sie mit den fünf wichtigsten Funktionen der kostenlosen App, wenn Sie gerade starten, und prüfen Sie anschließend, welche Funktionen der API Version zu Ihrem Nachrichtenvolumen und Ihrer Teamgröße passen.

Für Shopify Shops, die diese Funktionen direkt mit ihrem Shop verbinden möchten, darunter automatische Bestellnachrichten, Warenkorbwiederherstellung, ein gemeinsamer Posteingang für das Team und Live Chat an einem Ort, übernimmt Chatix die vollständige Einrichtung über ein einziges Dashboard, ganz ohne Entwicklerressourcen.