Pesan Salam Terbaik untuk Pelanggan dengan Contoh WhatsApp Business

Menyiapkan pesan salam WhatsApp Business adalah salah satu langkah tercepat yang dapat memberikan hasil bagi bisnis apa pun. Hanya membutuhkan dua menit dan bekerja secara otomatis setiap kali pelanggan menghubungi Anda. Masalahnya, sebagian besar bisnis menulis pesan yang terlalu umum. “Hai, bagaimana saya bisa membantu Anda?” Pesan itu tidak memberi tahu pelanggan siapa Anda, kapan mereka akan menerima balasan, dan tidak memberi mereka alasan untuk tetap melanjutkan percakapan.

Pesan salam yang ditulis dengan baik memberi tahu pelanggan bahwa mereka telah menghubungi tempat yang tepat, mengonfirmasi bahwa pesan mereka telah diterima, dan menetapkan harapan yang jelas tentang kapan balasan sebenarnya akan datang. Panduan ini membahas apa yang harus ditulis, apa yang harus dihindari, batas karakter yang tersedia, dan contoh siap pakai untuk lebih dari selusin jenis bisnis, termasuk toko ecommerce, merchant Shopify, dan bisnis layanan.

Jawaban Singkat

Pesan salam WhatsApp Business adalah pesan otomatis yang dikirim kepada pelanggan saat pertama kali mereka menghubungi Anda, dan kembali dikirim setelah 14 hari tanpa kontak. Batasi hingga 160 karakter. Pesan terbaik menjelaskan siapa Anda, mengakui pesan yang diterima, dan menetapkan harapan yang jelas tentang kapan Anda akan membalas. Atur melalui Aplikasi WhatsApp Business di bagian Alat → Pesan Salam, atau otomatisasikan melalui WhatsApp Business API untuk pesan yang dipersonalisasi dan terhubung dengan Shopify.

Poin Penting

• Pesan salam dikirim secara otomatis. Anda tidak perlu online agar pelanggan menerimanya
• WhatsApp juga akan mengirimkannya kembali setelah 14 hari tanpa kontak dalam percakapan tersebut. Jadi pesan ini juga berfungsi sebagai pesan keterlibatan ulang
• Batasi pesan salam Anda hingga 160 karakter. Pesan pendek ditampilkan sepenuhnya di perangkat seluler tanpa terpotong
• Pesan salam tidak sama dengan pesan tidak tersedia. Pesan salam dikirim kepada kontak pertama kali tanpa memandang jam operasional Anda, sedangkan pesan tidak tersedia dikirim kepada semua orang di luar jam operasional
• Untuk toko Shopify, pesan salam dapat diotomatisasi melalui WhatsApp Business API dan dipersonalisasi dengan data pelanggan serta pesanan

Apa Itu Pesan Salam untuk Pelanggan

Pesan salam adalah pesan yang dikirim bisnis untuk menyapa pelanggan saat mereka pertama kali menghubungi. Bisa berupa ucapan selamat datang, konfirmasi, perkenalan singkat, atau ajakan untuk memulai percakapan.

Di WhatsApp Business, proses ini otomatis. Fitur pesan salam bawaan mengirim pesan yang telah disiapkan sebelumnya saat pelanggan pertama kali menghubungi nomor bisnis Anda, dan kembali mengirimkannya setelah 14 hari tanpa aktivitas dalam percakapan tersebut. Tidak seperti balasan manusia, pesan ini dikirim seketika. Baik pukul 2 siang maupun 2 pagi, pada hari kerja maupun akhir pekan.

Untuk penjelasan lengkap tentang setiap fitur profil WhatsApp Business dan bagaimana pesan salam bekerja bersama katalog serta balasan cepat, panduan fitur terbaik WhatsApp Business membahas semuanya secara rinci.

Mengapa Pesan Salam yang Baik Itu Penting?

Hal pertama yang dilihat pelanggan saat mengirim pesan kepada Anda di WhatsApp adalah pesan salam Anda. Bukan balasan Anda, bukan katalog Anda, dan bukan profil Anda. Pesan ini otomatis, langsung terkirim, dan menentukan keseluruhan suasana percakapan bahkan sebelum Anda mengetik satu kata pun.

Pesan salam umum seperti “Halo, bagaimana saya bisa membantu Anda?” tidak memberikan informasi yang berguna. Pesan yang spesifik seperti “Terima kasih telah menghubungi [Business Name]. Kami membalas dalam waktu 2 jam, Senin sampai Sabtu pukul 9 pagi hingga 6 sore” mengonfirmasi bahwa pesan telah diterima, memberi tahu siapa Anda, dan menetapkan harapan kapan mereka akan menerima balasan. Perbedaan sederhana ini dapat mengurangi pelanggan yang meninggalkan percakapan bahkan sebelum percakapan dimulai.

Pesan Salam vs Pesan Tidak Tersedia

Keduanya mudah tertukar karena sama sama merupakan pesan WhatsApp otomatis. Namun keduanya berbeda dan memiliki tujuan yang berbeda.

Pesan salam dikirim kepada pelanggan yang menghubungi Anda untuk pertama kali atau setelah 14 hari tanpa kontak. Hal ini tidak berkaitan dengan jam operasional bisnis Anda. Pesan tidak tersedia dikirim kepada semua pelanggan yang menghubungi Anda di luar jam operasional yang telah ditentukan, terlepas dari apakah mereka pernah menghubungi Anda sebelumnya.

Sebagian besar bisnis membutuhkan keduanya. Untuk template pesan tidak tersedia yang siap digunakan untuk berbagai jenis bisnis dan situasi di luar jam operasional, panduan template pesan tidak tersedia menyediakan koleksi lengkap.

20+ Contoh Pesan Salam WhatsApp Business Terbaik

Pesan Sambutan Singkat untuk Pelanggan di WhatsApp

Pesan singkat dengan panjang di bawah 160 karakter dimuat lebih cepat, tampil sepenuhnya di semua perangkat, dan langsung menyampaikan inti pesan. Ini adalah jenis pesan salam yang paling serbaguna dan cocok untuk hampir semua jenis bisnis.

Pesan Salam untuk Pelanggan Baru

Pelanggan baru membutuhkan pesan yang sedikit lebih hangat. Pesan yang menegaskan bahwa mereka telah menghubungi tempat yang tepat dan membuat mereka merasa disambut sebelum menerima balasan dari tim Anda.

Pesan Salam Layanan Pelanggan

Pesan salam layanan pelanggan harus menetapkan waktu respons yang realistis dan mengakui bahwa pelanggan kemungkinan memiliki masalah tertentu yang perlu diselesaikan.

Untuk menangani seluruh percakapan dukungan setelah pesan salam membuka komunikasi, panduan tips dukungan pelanggan WhatsApp membahas setiap langkah dalam alur kerja tersebut.

Pesan Salam untuk Festival dan Hari Libur

Selama musim penjualan dan festival, sesuaikan pesan salam Anda agar mencerminkan momen tersebut sambil tetap menjaga ekspektasi balasan yang jelas dan jujur.

Pesan Sambutan Bisnis

Pesan salam yang lebih formal untuk bisnis B2B, penyedia layanan, dan layanan profesional yang membutuhkan nada komunikasi profesional.

Pesan Salam untuk Toko Online dan Toko Shopify

Untuk toko ecommerce dan merchant Shopify, pesan salam harus secara khusus membahas hal yang paling sering ditanyakan pelanggan, seperti pesanan, waktu pengiriman, pengembalian barang, dan ukuran produk. Pesan salam yang terlalu umum sering kehilangan pelanggan pada tahap ini karena tidak menunjukkan bahwa toko dapat menjawab pertanyaan tersebut melalui WhatsApp.

Toko Shopify yang menggunakan Chatix dapat mengotomatiskan pesan salam ini sehingga dikirim dengan nama pelanggan dan, jika relevan, konteks pesanan terbaru mereka. Hal ini membuat pesan salam statis terasa seperti pesan pribadi sejak kontak pertama.

Ketika pelanggan mengirim pesan di luar jam operasional dan pesan salam saja tidak cukup, pesan balasan otomatis dapat melanjutkan komunikasi setelah pesan salam terkirim. Panduan pesan balasan otomatis WhatsApp menjelaskan cara mengaturnya bersama pesan salam Anda.

Cara Menulis Pesan Salam yang Baik

1. Batasi hingga 160 karakter. Itulah panjang yang direkomendasikan agar pesan salam ditampilkan sepenuhnya di layar perangkat seluler. Pesan yang lebih panjang berisiko membuat informasi penting berada di luar area yang langsung terlihat sebelum pelanggan menggulir layar. Hitung jumlah karakter sebelum dipublikasikan.
2. Sebutkan siapa Anda. Nama bisnis Anda harus muncul pada kalimat pertama. Pelanggan yang menghubungi nomor yang belum mereka simpan harus langsung tahu bahwa mereka telah menghubungi tempat yang tepat.
3. Beri tahu kapan Anda akan membalas. Kalimat seperti “Kami akan segera membalas Anda” kurang efektif dibanding “Kami membalas dalam waktu 2 jam.” Pernyataan yang spesifik membantu mengelola ekspektasi dan mengurangi pesan lanjutan dari pelanggan yang ingin memastikan pesan mereka telah diterima.
4. Hindari promosi berlebihan. Pesan salam bukanlah promosi penjualan. Pelanggan yang baru saja menghubungi Anda tidak ingin mendengar tentang penawaran saat ini sebelum alasan mereka menghubungi Anda ditangani.
5. Gunakan nada yang ramah dan manusiawi. Pesan yang terlalu formal biasanya kurang efektif dibanding pesan yang hangat dan langsung. Keduanya bisa menyampaikan hal yang sama, tetapi hanya satu yang terasa ditulis oleh manusia.
6. Personalisasi jika memungkinkan. Menambahkan [Customer Name] adalah detail kecil yang membuat pesan otomatis terasa lebih personal. Sebagian besar alat WhatsApp Business mendukung variabel nama.
7. Bahasa tidak dibatasi. Pesan salam WhatsApp Business dapat ditulis dalam bahasa apa pun yang digunakan pelanggan Anda. Tidak ada batasan bahasa dari platform.

Cara Mengatur Pesan Salam WhatsApp Business

Mengatur pesan salam di Aplikasi WhatsApp Business membutuhkan waktu kurang dari lima menit. Berikut proses lengkapnya.

Mengatur Pesan Salam

1. Buka aplikasi WhatsApp Business. Di Android, ketuk menu tiga titik di sudut kanan atas lalu buka Alat Bisnis. Di iPhone, ketuk ikon Pengaturan di bagian bawah layar.
2. Di bagian Alat Bisnis, ketuk Pesan Salam.
3. Aktifkan Kirim pesan salam untuk mengaktifkan fitur tersebut.
4. Ketuk kolom pesan dan tulis pesan salam Anda. Batasi hingga 160 karakter. Gunakan [Customer Name] jika Anda ingin mempersonalisasi pesan dengan nama penerima.
5. Ketuk Penerima untuk memilih siapa yang menerima pesan salam. Semua Orang, Semua Orang yang Tidak Ada di Buku Alamat, Semua Orang Kecuali Kontak Tertentu, atau Hanya Kirim ke Kontak Tertentu. Ketuk Simpan.

Pesan salam Anda sekarang sudah aktif. Pesan tersebut akan dikirim secara otomatis kepada setiap pelanggan yang memenuhi syarat saat mereka menghubungi bisnis Anda.

Mengotomatiskan Pesan Salam untuk Toko Shopify

Pesan salam pada Aplikasi WhatsApp Business bersifat statis. Pesan yang sama dikirim kepada setiap pelanggan. Untuk toko Shopify, WhatsApp Business API memungkinkan pesan salam yang dipersonalisasi dengan nama pelanggan, referensi riwayat pesanan mereka, dan pengalihan ke anggota tim tertentu berdasarkan jenis pertanyaan.

Chatix menghubungkan WhatsApp Business API langsung ke toko Shopify Anda sehingga pesan salam dapat diotomatisasi dengan konteks pelanggan dan pesanan sejak percakapan dimulai tanpa pengaturan manual untuk setiap pelanggan. Untuk panduan lengkap mengenai otomatisasi WhatsApp yang lebih luas daripada sekadar pesan salam, panduan otomatisasi WhatsApp untuk Shopify membahas seluruh alur kerja.

Pemikiran Akhir

Setiap pelanggan yang mengirim pesan ke bisnis Anda melalui WhatsApp menerima pesan salam Anda terlebih dahulu. Sebelum ada balasan manusia, sebelum ada rekomendasi produk, dan sebelum kampanye apa pun yang Anda jalankan. Ini adalah pesan yang paling konsisten dikirim di seluruh saluran WhatsApp Anda. Sebagian besar bisnis menulisnya sekali dalam dua menit dan tidak pernah meninjaunya kembali.

Ambil salah satu contoh di atas, sesuaikan dengan nama bisnis dan waktu respons Anda, hitung jumlah karakternya, lalu uji dari ponsel lain sebelum diaktifkan.

Untuk toko Shopify yang ingin melangkah lebih jauh dari pesan salam statis menuju pesan pertama otomatis dan dipersonalisasi yang terhubung dengan data pelanggan serta pesanan, Aplikasi Ctx menghubungkan WhatsApp Business API langsung ke toko Anda, menangani otomatisasi pesan salam bersama pemulihan keranjang belanja, notifikasi pesanan, dan seluruh perjalanan pelanggan setelah pembelian.