Jinsi ya Kuweka Kikasha cha Timu Kilichoshirikiwa cha WhatsApp kwa Duka lako la Shopify

Kwa maduka ya Shopify yanayosimamia huduma kwa wateja kupitia akaunti moja ya WhatsApp, hatua ya matatizo huanza kwa utulivu. Mazungumzo yanakosa kushughulikiwa kwa sababu wakala mmoja alidhani mwingine tayari amejibu. Muda wa kujibu huanza kuongezeka kwa sababu simu moja haiwezi kushughulikia idadi kubwa ya mazungumzo. Mteja hutuma ujumbe mara tatu ndani ya saa mbili na hapati jibu lolote, na suluhisho la matatizo hayo yote ni kikasha cha timu kinachoshirikiwa cha WhatsApp.

Kikasha cha timu kinachoshirikiwa hubadilisha akaunti ya WhatsApp ya kifaa kimoja kuwa dashibodi ya mtandaoni ambapo timu yako yote ya usaidizi husimamia mazungumzo kutoka nambari moja kwa wakati mmoja, huku data ya oda za Shopify ikionekana katika kila mazungumzo, ugawaji wa mazungumzo ukiwa wazi kwa kila wakala, na hakuna jambo linalopotea kati ya wanatimu.

Msingi wa kimkakati wa huduma kwa wateja kupitia WhatsApp, App dhidi ya API, usimamizi wa WISMO, na mifumo ya otomatiki umeelezewa katika mwongozo wa huduma kwa wateja wa WhatsApp kwa Shopify. Makala hii inaelezea kwa kina kuhusu kikasha cha timu kinachoshirikiwa pekee.

Jibu la Haraka

Kikasha cha timu kinachoshirikiwa cha WhatsApp huruhusu mawakala wengi kusimamia mazungumzo ya wateja kutoka nambari moja ya WhatsApp Business kwa wakati mmoja. Hakuna tena kupokezana simu au kukosa ujumbe kwa sababu mtu mmoja tu ndiye anayefikia akaunti. Kinahitaji WhatsApp Business API na programu ya Shopify iliyounganishwa ambayo huonyesha data ya oda ndani ya kila mazungumzo. Wakati sahihi wa kukiweka ni unaposhughulikia mazungumzo 20 hadi 30 kwa siku kupitia zaidi ya wakala mmoja, kabla muda wa kujibu haujaanza kuongezeka, si baada ya hapo.

Mambo Muhimu ya Kuzingatia

• Kikasha cha timu kinachoshirikiwa si kipengele cha WhatsApp. Kinahitaji WhatsApp Business API na jukwaa la mtu mwingine linalounda nafasi ya kazi ya timu juu yake
• WhatsApp Business App ina kikomo cha vifaa 5 na haina ugawaji wa mazungumzo. Si kikasha cha timu kinachoshirikiwa, bali ni ufikiaji wa pamoja wa akaunti moja
• Mara tu wakala wa pili anapohitaji kuwajibu wateja kupitia nambari ileile ya WhatsApp, unahitaji kikasha cha timu kinachoshirikiwa. Ufikiaji wa pamoja wa kifaa si suluhisho linaloweza kukua
• Data ya oda za Shopify inayoonekana ndani ya kila mazungumzo ndiyo tofauti muhimu zaidi kati ya kikasha cha kawaida kinachoshirikiwa na kile kilichoundwa mahsusi kwa Shopify
• Maduka mengi ya Shopify huweka kikasha cha timu kinachoshirikiwa baada ya tayari kuzidiwa na kazi. Ishara sahihi ni unaposhughulikia mazungumzo 20 hadi 30 kwa siku kwa urahisi, si pale yanapokuwa hayawezekani kusimamia

Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa cha WhatsApp ni Nini

Kikasha cha timu kinachoshirikiwa cha WhatsApp ni eneo la kazi la pamoja ambapo mawakala wengi wanaweza kusimamia mazungumzo ya wateja kutoka nambari moja ya WhatsApp Business. Kwa kutumia WhatsApp Business API, huruhusu timu kushirikiana, kugawa mazungumzo, kufuatilia mazungumzo, na kuwajibu wateja kupitia dashibodi moja ya pamoja badala ya kutumia simu za kila mtu.

Huduma ya WhatsApp Bila Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa

Bila kikasha cha timu kinachoshirikiwa, huduma ya WhatsApp kwenye Shopify huonekana katika mojawapo ya hali tatu, zote zikiwa na tatizo lilelile la msingi.

Hali ya kawaida zaidi. Mtu mmoja husimamia mazungumzo yote ya wateja kupitia WhatsApp kwenye simu yake. Mtu huyo akiwa anapatikana, huduma huwa ya haraka. Asipopatikana, akiwa kwenye mkutano, nje ya mtandao au mgonjwa, mazungumzo hubaki bila kujibiwa hadi atakaporudi.

Hali ya pili. Nambari ya WhatsApp Business huingia kwenye vifaa vingi kwa kutumia kipengele cha vifaa vingi. Watu wawili au watatu wanaweza kuona mazungumzo yale yale lakini hakuna ugawaji wa mazungumzo. Kila wakala huona kila ujumbe, hakuna anayejua nani anajibu nini, na wakati mwingine mteja hupokea majibu mawili kutoka kwa watu wawili tofauti yenye maelezo yanayotofautiana kidogo.

Hali ya tatu. Nambari binafsi ya WhatsApp hutumiwa kwa huduma kwa wateja, jambo linalomaanisha kifaa kimoja tu, hakuna vipengele vya biashara, na nambari ambayo haiwezi kuhamishwa mtu huyo anapoondoka kwenye timu.

Hali hizi zote tatu zina tatizo moja la msingi. Hakuna mfumo wa kubainisha nani anamiliki mazungumzo gani. Kitu kinapopotea hakuna anayejua hadi mteja atakapofuatilia tena au asifanye hivyo kabisa.

Jinsi Huduma ya WhatsApp Inavyobadilika Kwa Kutumia Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa

Kikasha cha timu kinachoshirikiwa huleta mpangilio katika kila mazungumzo. Mteja anapotuma ujumbe kwa duka lako la Shopify kupitia WhatsApp, ujumbe huo huonekana kwenye dashibodi ya pamoja ambayo kila wakala wa timu yako anaweza kufikia kupitia kivinjari au kompyuta yake, si kupitia simu moja bali kila mmoja akiwa kwenye skrini yake mwenyewe kwa wakati mmoja.

Kuanzia hapo kila mazungumzo huwa na hali iliyo wazi. Halijagawiwa, ni jipya na linasubiri wakala. Limegawiwa, wakala mmoja analisimamia na analifanyia kazi. Limetatuliwa, limefungwa. Mawakala huchukua mazungumzo, hujibu na kuyafunga, au huyahamisha kwa mfanyakazi mwingine pale kupandisha suala kunapohitajika. Kila wakala huona tu kile anachohitaji kuona na msimamizi anaweza kuona kila kitu.

Kwa wafanyabiashara wa Shopify hasa, mabadiliko muhimu zaidi si ugawaji wa mazungumzo wala mwonekano. Ni taarifa za mteja zinazopatikana ndani ya kila mazungumzo. Kikasha cha kawaida cha WhatsApp huonyesha jina la mteja na historia ya ujumbe. Kikasha cha timu kinachoshirikiwa kilichoundwa kwa Shopify huonyesha jina la mteja, oda zake tatu za mwisho, hali ya sasa ya oda, maelezo ya utimilifu, na historia ya awali ya huduma kwa wateja, yote yakionekana kabla wakala hajaandika hata neno moja.

Dalili Zinazoonyesha Duka Lako la Shopify Linahitaji Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa cha WhatsApp

Kikasha cha timu kinachoshirikiwa cha WhatsApp huwa muhimu kadiri biashara yako ya Shopify inavyokua na mazungumzo ya wateja yanavyoongezeka. Ukiona changamoto zozote zifuatazo, huenda umefika wakati wa kuhamia kutoka mfumo wa mtumiaji mmoja kwenda kikasha cha ushirikiano.

Dalili Zinazoonyesha Umezidi Uwezo wa Akaunti Moja ya WhatsApp

Dalili ya 1. Mazungumzo yanapotea na unajua kupitia kwa mteja.
Mteja hutuma tena ujumbe wake au hutaja kwenye mazungumzo mapya kuwa alituma ujumbe siku mbili zilizopita lakini hakupata jibu. Ujumbe uliwasili lakini haukushughulikiwa kwa sababu mtu aliyekuwa anasimamia akaunti alikuwa na shughuli nyingine na hakuna mwingine aliyekuwa na mwonekano wa mazungumzo hayo.

Dalili ya 2. Muda wa jibu la kwanza umeanza kuzidi saa 2 wakati wa saa za kazi.
Hii ndiyo ishara ya wazi zaidi ya uendeshaji. Mtu mmoja anaposimamia mazungumzo yote kupitia simu, idadi ya mazungumzo mwishowe huzidi uwezo wa kuyashughulikia. Kitu cha kwanza kinachoathirika ni muda wa jibu la kwanza, na wateja wa WhatsApp hugundua hali hiyo haraka zaidi kuliko kwenye njia nyingine yoyote.

Dalili ya 3. Wakati mwingine mawakala wawili wanamjibu mteja yuleyule kwa wakati mmoja.

Dalili ya 4. Huwezi kujua kwa haraka ni mazungumzo mangapi ambayo bado yako wazi.
Bila kikasha chenye mpangilio, hakuna njia ya kujua idadi ya maombi ya huduma ambayo bado hayajashughulikiwa. Unasimamia kwa kupitia mazungumzo moja baada ya jingine badala ya kutumia takwimu, na hiyo inamaanisha unakuwa unajibu matatizo baada ya kutokea badala ya kuyatangulia.

Wakati wa Kuweka Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa cha WhatsApp kwa Shopify

Duka la kawaida la Shopify huweka kikasha cha timu kinachoshirikiwa baada ya tayari kuzidiwa na kazi. Mazungumzo yanakosa kushughulikiwa kila siku, mawakala wanachoka, na muda wa kujibu umekuwa mbaya kwa wiki kadhaa. Kuweka jukwaa jipya wakati hali hiyo inaendelea huchukua muda zaidi na husababisha usumbufu mkubwa kuliko kama lingewekwa miezi miwili mapema.

Sababu inayofanya maduka mengi yasubiri kwa muda mrefu ni kwamba tatizo hujengeka polepole. Mazungumzo moja lililokosa kushughulikiwa halionekani kuwa tatizo kubwa. Mawakala wawili kumjibu mteja yuleyule mara chache huonekana kuwa tatizo dogo la uratibu. Muda wa kujibu kuongezeka kutoka saa 1 hadi saa 3 huonekana kama shughuli nyingi za muda mfupi. Kufikia wakati hali hiyo inakuwa dhahiri kuwa ni tatizo kubwa, timu tayari inafanya kazi kwa mtindo wa kushughulikia matatizo yanapotokea, na huo ndio wakati mbaya zaidi wa kuanzisha na kujifunza mfumo mpya.

Ishara sahihi ni unapokuwa na mazungumzo 20 hadi 30 kwa siku kupitia zaidi ya wakala mmoja. Kwa kiwango hicho, mfumo uliopo bado unaonekana unaweza kusimamiwa, na huo ndio wakati ambao kuweka kikasha cha timu kinachoshirikiwa kunahitaji gharama ndogo na huleta matokeo makubwa zaidi.

Jinsi Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa cha WhatsApp Kinavyoboresha Uzoefu wa Wateja

Kikasha cha timu kinachoshirikiwa cha WhatsApp huboresha uzoefu wa wateja kwa kuiwezesha timu yako ya huduma kujibu haraka, kushirikiana kwa urahisi, na kudumisha mawasiliano yanayofanana. Hii husababisha matatizo kutatuliwa kwa haraka zaidi, ujumbe wachache kukosa kushughulikiwa, na kuridhika kwa wateja kuongezeka.

Jinsi Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa Kinavyopunguza Muda wa Kujibu wa WhatsApp

Kutoka kwa mtazamo wa mteja, kikasha cha timu kinachoshirikiwa hakionekani. Hawajui ni mawakala wangapi wanasimamia mazungumzo yao au ni zana gani inatumika. Wanachokiona ni matokeo, jinsi mtu anavyojibu kwa haraka, kama jibu linaendana na ujumbe wa awali, na kama wanalazimika kujieleza tena.

Mabadiliko ya kwanza ambayo mteja huona wakati duka la Shopify linahamia kwenye kikasha cha timu kinachoshirikiwa ni muda wa kujibu. Kwa kuwa mawakala wengi wanaweza kushughulikia mazungumzo kwa wakati mmoja badala ya mtu mmoja kupitia foleni kwenye simu, muda wa jibu la kwanza wakati wa saa za kazi hupungua. Mazungumzo ambayo yangesubiri saa 2 hadi 3 hadi wakala mmoja aliyekuwa na kazi nyingi ayafikie sasa hushughulikiwa ndani ya dakika chache na wakala yeyote anayepatikana.

Kwa wateja wa Shopify, mabadiliko haya huonekana zaidi wakati wa vipindi vya shughuli nyingi, matukio ya mauzo, misimu ya sherehe, uzinduzi wa bidhaa mpya, ambapo idadi ya ujumbe huongezeka na mfumo wa wakala mmoja hushindwa kuhimili shinikizo.

Data ya Oda za Shopify Ndani ya Kila Mazungumzo ya WhatsApp

Tofauti ya utendaji kati ya kikasha cha kawaida cha timu kinachoshirikiwa cha WhatsApp na kile kilichoundwa mahsusi kwa Shopify inategemea swali moja. Wakala anaona nini mazungumzo yanapofunguliwa.

Kwenye kikasha cha kawaida kinachoshirikiwa, wakala huona ujumbe wa mteja na jina lake la kuonekana kwenye WhatsApp. Ili kujibu swali kuhusu oda, hufungua Shopify kwenye kichupo tofauti, humtafuta mteja, hupata oda, hunakili maelezo yanayohitajika, na kuyabandika kwenye jibu.

Kwenye kikasha cha timu kinachoshirikiwa kilichoundwa kwa Shopify, wakala huona ujumbe wa mteja, historia ya oda zake, hali ya oda yake ya sasa, maelezo ya utimilifu na ufuatiliaji, pamoja na historia yoyote ya awali ya huduma kwa wateja kabla hata hajaanza kuandika. Wakala hahitaji kufungua Shopify. Jibu la swali la mahali oda yangu ilipo tayari lipo kwenye skrini.

Kwa mteja, hali hii huleta uzoefu maalum. Wakala tayari anajua hali ya oda yake bila kuambiwa. Uzoefu huu wa kutambuliwa na kutolazimika kueleza tena ni mojawapo ya ishara kubwa zaidi za kuaminika ambazo huduma kwa wateja inaweza kutoa.

Chatix huunganisha WhatsApp Business API moja kwa moja na duka lako la Shopify, na kuonyesha data ya oda, hali ya utimilifu, na historia ya mteja ndani ya kila mazungumzo kwenye kikasha cha timu kinachoshirikiwa. Ili kuelewa jinsi kikasha cha timu kinachoshirikiwa kinavyounganishwa na data pana ya wateja pamoja na historia ya mazungumzo, mwongozo wa WhatsApp CRM unaeleza jinsi kumbukumbu za mazungumzo zinavyoongezwa kwenye rekodi za wateja.

Jinsi ya Kuweka Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa cha WhatsApp kwa Shopify

Mahitaji ya Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa cha WhatsApp kwa Shopify

Mambo matatu yanahitaji kuwepo kabla ya kuanza usanidi wowote.

• Akaunti ya Meta Business Manager iliyothibitishwa na kuunganishwa na biashara yako
• Nambari maalum ya WhatsApp Business, si nambari binafsi na si nambari ambayo kwa sasa imesajiliwa kwenye akaunti binafsi ya WhatsApp. Hii itakuwa nambari yako ya kudumu ya huduma kwa wateja
• Programu ya WhatsApp iliyosakinishwa kwenye Shopify ambayo huunganisha WhatsApp Business API na duka lako

API ni hitaji lisiloweza kuepukwa. WhatsApp Business App, hata ikiwa na kipengele chake cha vifaa vingi, haiungi mkono ugawaji wa mazungumzo, majukumu ya mawakala, wala ujumuishaji wa data ya Shopify unaofanya kikasha cha timu kinachoshirikiwa kuwa na manufaa halisi. Kwa mchakato kamili wa usanidi wa API, mwongozo wa WhatsApp Business API kwa Shopify unaeleza hatua zote za kutuma maombi na uthibitishaji.

Hatua ya 1 Unganisha WhatsApp Business API na Duka Lako la Shopify

Sakinisha programu ya WhatsApp kwenye Shopify ambayo inasimamia muunganisho wa API. Programu iliyoundwa mahsusi kwa Shopify husimamia muunganisho kati ya nambari yako ya WhatsApp Business, API, na data ya duka lako la Shopify bila kuhitaji maendeleo maalum au msaada wa msanidi programu.

Baada ya kuunganishwa, nambari yako ya WhatsApp hufanya kazi kama nambari ya Business API yenye uwezo wa kushughulikia mazungumzo mengi kwa wakati mmoja, kuunganishwa na kikasha cha timu kinachoshirikiwa, na kuanzisha otomatiki kulingana na matukio ya Shopify.

Hatua ya 2 Ongeza Mawakala na Ufafanue Majukumu

Ongeza kila mwanatimu kwenye jukwaa la kikasha cha timu kinachoshirikiwa kwa kutumia akaunti yake ya kuingia. Mpe kila wakala jukumu kabla hajaanza kushughulikia mazungumzo.

• Huduma ya L1 hushughulikia maswali ya kawaida WISMO, hali ya oda, maombi ya kurejesha bidhaa, uthibitisho wa COD
• Huduma ya L2 hushughulikia masuala yaliyopandishwa, malalamiko ambayo hayajatatuliwa, migogoro ya kurejesha fedha, na matatizo ya uwasilishaji
• Msimamizi hufuatilia mazungumzo ambayo bado yako wazi, ukubwa wa foleni, muda wa kujibu, na mzigo wa kazi wa mawakala. Anaweza kugawa tena mazungumzo. Hashughulikii moja kwa moja maswali ya L1

Fafanua majukumu haya kabla ya uzinduzi. Mawakala wasiojua wanachowajibikia wataanza kushughulikia kila mazungumzo yanayoingia, jambo ambalo litarudisha tatizo la wakala mmoja ndani ya mfumo wenye gharama kubwa zaidi.

Hatua ya 3 Weka Sheria za Ugawaji wa Mazungumzo

Sheria za ugawaji huamua jinsi mazungumzo mapya yanavyogawiwa kwa mawakala. Mbinu mbili hufanya kazi vizuri kwa maduka mengi ya Shopify.

Ugawaji wa mzunguko husambaza kila mazungumzo mapya kiotomatiki kwa wakala anayefuata aliyepo tayari katika mzunguko. Ni wa haki, ni rahisi kusanidi, na hufanya kazi vizuri pale mawakala wanaposhughulikia aina zilezile za maswali. Maduka mengi ya Shopify huanza na mbinu hii.

Ugawaji kulingana na ujuzi hugawa mazungumzo kulingana na aina ya swali. Swali la WISMO huenda kwa wakala anayeshughulikia maswali ya oda, ombi la kurejesha bidhaa huenda kwa wakala anayeshughulikia marejesho. Mbinu hii huwa bora zaidi pale idadi ya maswali inapokuwa kubwa vya kutosha kuhalalisha utaalamu. Mara nyingi huanzishwa baada ya wiki 4 hadi 6 za kwanza za data kuhusu aina za maswali yanayoingia.

Hatua ya 4 Sanidi Taratibu za Kupandisha Masuala

Utaratibu wa kupandisha masuala hufafanua kinachotokea wakati wakala wa L1 hawezi kutatua mazungumzo. Bila utaratibu huu, mawakala huacha mazungumzo yakiwa wazi kwa muda usiojulikana au huyafunga bila kuyatatua, na hali zote mbili husababisha mteja kuwasiliana tena.

Utaratibu wa msingi wa kupandisha masuala kwa timu ya huduma ya Shopify.

• Wakala wa L1 hawezi kutatua ndani ya jibu moja. Gawa tena kwa L2 pamoja na maelezo ya ndani yanayoeleza tatizo na kile ambacho tayari kimejaribiwa
• Wakala wa L2 hawezi kutatua ndani ya kikao hicho hicho. Mjulishe msimamizi pamoja na muktadha wa mazungumzo
• Malalamiko yanayohusisha mshirika wa usafirishaji au kosa la utimilifu. Yapandishe mara moja kwa msimamizi na usiyaache kwa L1

Weka sheria hizi kabla ya mfumo kuanza kutumika. Wakati mbaya zaidi wa kubuni utaratibu wa kupandisha masuala ni katikati ya mazungumzo wakati tayari tatizo limetokea.

Hatua ya 5 Weka Malengo ya Muda wa Kujibu kwa Kila Wakala

Weka lengo la muda wa jibu la kwanza kwa kila jukumu la wakala kabla kikasha hakijaanza kutumika. Kwa maduka mengi ya Shopify.

• Mawakala wa L1. jibu la kwanza ndani ya dakika 5 wakati wa saa za kazi
• Mawakala wa L2. jibu la kwanza ndani ya dakika 15 baada ya suala kupandishwa
• Msimamizi. athibitishe masuala yaliyopandishwa ndani ya dakika 30

Ili kujua jinsi ya kuwafahamisha wateja kiotomatiki kuhusu muda wanaoweza kutarajia jibu kabla wakala hajajibu, mwongozo wa ujumbe wa majibu ya kiotomatiki wa WhatsApp unaelezea jinsi ya kusanidi ujumbe wa salamu na ujumbe wa kutokuwepo.

Mbinu Bora za Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa cha WhatsApp kwa Timu za Shopify

Kikasha cha timu kinachoshirikiwa kinachosimamiwa vizuri huongeza uzalishaji wa timu na kuridhika kwa wateja. Kwa kugawa mazungumzo, kuweka miongozo ya majibu, na kutumia otomatiki, timu za huduma za Shopify zinaweza kushughulikia mazungumzo kwa ufanisi zaidi.

Ugawaji wa Mzunguko dhidi ya Ugawaji Kulingana na Ujuzi kwa Huduma ya WhatsApp

Anza na ugawaji wa mzunguko. Ni rahisi kusanidi, hauhitaji kuainisha maswali yanayoingia, na husambaza mzigo wa kazi kwa haki kati ya mawakala. Utumie kwa wiki 4 hadi 6 za kwanza.

Baada ya kipindi hicho, chunguza aina za maswali yanayojitokeza mara nyingi na ulinganishe na mawakala waliotatua maswali hayo kwa haraka na kwa usahihi zaidi. Ikiwa wakala mmoja anatatua maombi ya kurejesha bidhaa kwa haraka kuliko wengine, ugawaji kulingana na ujuzi kwa aina hiyo ya maswali utaboresha muda wa utatuzi kwa kiwango kinachoweza kupimwa. Ikiwa aina za maswali zinafanana na uwezo wa mawakala unalingana, ugawaji wa mzunguko utaendelea kufanya kazi vizuri.

Kosa ambalo timu nyingi za Shopify hufanya ni kusanidi ugawaji kulingana na ujuzi kabla ya kuwa na data, kwa kujenga sheria ngumu za ugawaji kulingana na makisio kuhusu ni wakala gani anafaa zaidi kwa kazi fulani kabla idadi halisi ya mazungumzo haijathibitisha hilo.

Jinsi ya Kushughulikia Masuala Yanayopandishwa kwenye Huduma ya WhatsApp

Wakati wakala wa L1 anapandisha mazungumzo kwa L2 au kwa msimamizi, mteja hapaswi kujua kuwa uhamisho huo umetokea, na hapaswi kulazimika kuelezea hali yake tena kwa wakala mpya.

Mambo mawili hufanya hilo liwezekane. Maelezo ya ndani na historia ya mazungumzo.

Maelezo ya ndani ni ujumbe ndani ya mazungumzo ambao mawakala pekee wanaweza kuuona. Wakati wakala wa L1 anapogawa tena mazungumzo, huacha maelezo. Mteja aliagiza kwa COD tarehe fulani na anasema oda haijafika. Mtoa huduma wa usafirishaji anasema imewasilishwa. Mteja anapinga taarifa hiyo. Picha zimeambatishwa. Uamuzi wa kubadilisha bidhaa au kurejesha fedha unahitajika. Wakala wa L2 hupokea mazungumzo akiwa na muktadha wote na hujibu moja kwa moja bila kumwomba mteja aeleze tena.

Kuzuia Majibu ya Kurudiwa kwenye Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa cha WhatsApp

Hili ndilo tatizo la kawaida zaidi kwenye wiki za kwanza za matumizi ya kikasha cha timu kinachoshirikiwa, na ndilo linaloathiri zaidi imani ya wateja. Mteja hupokea majibu mawili tofauti ya WhatsApp kutoka kwa mawakala wawili waliouchukua mazungumzo uleule kabla sheria za ugawaji hazijatekelezwa.

Suluhisho ni la kimuundo. Hakuna wakala anayepaswa kuweza kujibu mazungumzo yaliyogawiwa kwa mtu mwingine. Majukwaa mengi ya vikasha vya timu vinavyoshirikiwa hutekeleza hili kwenye kiolesura. Mara mazungumzo yanapogawiwa, mawakala wengine wanaweza kuyaona lakini hawawezi kujibu hadi ugawaji huo uondolewe kwanza.

Iwapo hali hiyo itatokea, njia ya kurekebisha ni kuitambua moja kwa moja. Tunaomba radhi. Ujumbe ulitoka kutoka kwa wawili wetu kwa wakati mmoja. Wakala anayehusika ataendelea kushughulikia swali lako kuanzia sasa. Usijifanye kana kwamba haikutokea. Wateja hugundua, na kukiri moja kwa moja hurudisha imani zaidi kuliko kutumaini hawakugundua.

Kwa mbinu kamili za uendeshaji wa kila siku zinazofanya huduma ya WhatsApp ifanye kazi vizuri pamoja na kikasha cha timu kinachoshirikiwa, mwongozo wa vidokezo vya huduma kwa wateja wa WhatsApp unaelezea kwa kina usimamizi wa timu na uwiano kati ya binadamu na otomatiki.

Mawakala wa Shopify Wanapaswa Kuona Nini kwenye Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa cha WhatsApp

Kikasha cha timu kinachoshirikiwa cha WhatsApp huwapa mawakala wa huduma wa Shopify ufikiaji wa papo hapo wa taarifa za wateja wanazohitaji ili kutatua maswali kwa haraka. Kikasha bora kinapaswa kuonyesha maelezo muhimu ya oda, historia ya mazungumzo, na taarifa za timu katika sehemu moja.

Data ya Oda za Shopify Ambayo Kila Wakala wa Huduma Anahitaji Kwenye Mazungumzo

Kabla ya kutathmini jukwaa lolote la kikasha cha timu kinachoshirikiwa kwa duka lako la Shopify, hakikisha ni data gani ya Shopify inaonekana ndani ya mwonekano wa mazungumzo. Kiwango cha chini kinachopaswa kuonekana bila kufungua kichupo kingine.

• Jina la mteja na nambari ya mawasiliano
• Oda 3 za mwisho nambari ya oda, tarehe, bidhaa, thamani
• Hali ya sasa ya oda imethibitishwa, inashughulikiwa, imetumwa, imewasilishwa, imerejeshwa
• Nambari ya ufuatiliaji na jina la mtoa huduma wa usafirishaji kwa oda zilizotumwa
• Njia ya malipo hasa muhimu kwa oda za COD
• Historia ya awali ya huduma kwa wateja kwenye nambari hiyo hiyo

Jukwaa linalomlazimisha wakala kufungua Shopify ili kupata taarifa yoyote kati ya hizi linaongeza vikwazo katika wakati ambao wakala anajaribu kujibu haraka. Kila sekunde inayotumika kubadilisha vichupo huongeza muda wa kujibu kwa kila mazungumzo.

Chatix imeundwa mahsusi kwa Shopify. Kikasha cha timu kinachoshirikiwa huvuta data ya oda, hali ya ufuatiliaji, na historia ya mteja kutoka Shopify kiotomatiki ili mawakala wawe na taarifa zote bila kubadilisha zana.

Historia ya Mazungumzo ya Mteja Ndani ya Kikasha cha Timu Kinachoshirikiwa

Mteja anayerejea ambaye aliwasiliana na huduma kwa wateja wiki tatu zilizopita kuhusu tatizo la ukubwa wa bidhaa hapaswi kulazimika kuelezea muktadha huo tena anapotuma ujumbe kuhusu swali la uwasilishaji. Kikasha cha timu kinachoshirikiwa kilichosanidiwa vizuri huonyesha kiotomatiki historia ya mazungumzo yaliyopita wakati mteja huyo anawasiliana tena na duka.

Hili ni muhimu zaidi kwa kujenga imani ya mteja. Mteja anayetambuliwa ambaye historia yake inazingatiwa hata kwa njia isiyo ya moja kwa moja kupitia wakala ambaye tayari anajua hali yake huhisi kama chapa inamfahamu. Mteja anayelazimika kuanza kuelezea kila kitu upya kila anapowasiliana na huduma kwa wateja huhisi kama nambari ya tiketi tu.

Hitimisho

Kikasha cha timu kinachoshirikiwa cha WhatsApp hutatua matatizo yanayotokana na mfumo wa akaunti moja kadiri idadi ya mazungumzo ya huduma ya Shopify inavyoongezeka, mazungumzo yanayokosa kushughulikiwa, kushughulikia mazungumzo yale yale mara mbili, muda mrefu wa kujibu, na mawakala kutokuwa na mwonekano wa kazi za wenzao. Hakuna kati ya matatizo haya yanayojitokeza wazi hadi yanapoanza kugharimu biashara kwa kupoteza wateja.

Usanidi huchukua alasiri moja. Taratibu za kazi, sheria za ugawaji wa mazungumzo, njia za kupandisha masuala, na majukumu ya mawakala huchukua muda mwingine mfupi. Mabadiliko katika ubora wa huduma yanayopimwa kupitia muda wa jibu la kwanza na kiwango cha utatuzi huonekana ndani ya wiki ya kwanza.

Wakati sahihi wa kufanya hivi ni kabla hujahitaji, si baada ya mteja wa kwanza kuandika tathmini kuhusu ujumbe ambao haukujibiwa.

Chatix huunganisha WhatsApp Business API moja kwa moja na duka lako la Shopify, na kuipa timu yako kikasha cha timu kinachoshirikiwa chenye muktadha wa oda za Shopify unaoonekana ndani ya kila mazungumzo, ugawaji wa mazungumzo na mfumo wa kupandisha masuala uliojengwa ndani yake, pamoja na uwezo wa kukua kutoka wakala mmoja hadi timu kamili ya huduma bila kubadilisha nambari yako ya WhatsApp.