Paano I set up ang Nakabahaging Team Inbox sa WhatsApp para sa Iyong Shopify Store

Para sa mga Shopify store na namamahala ng suporta sa customer gamit ang iisang WhatsApp account, ang punto ng pagkasira ay karaniwang dumarating nang hindi napapansin. May usapang hindi nasasagot dahil inakala ng isang ahente na nakasagot na ang iba. Unti unting humahaba ang oras ng pagtugon dahil hindi na kayang sabayan ng isang telepono ang dami ng mensahe. Tatlong beses nagpadala ng mensahe ang isang customer sa loob ng dalawang oras at wala pa ring natatanggap na sagot at ang solusyon sa tatlong problemang iyon ay isang nakabahaging team inbox sa WhatsApp.

Pinapalitan ng nakabahaging team inbox ang isang WhatsApp account na nakatali sa isang device ng isang web based na dashboard kung saan sabay sabay na pinamamahalaan ng buong support team ang mga usapan mula sa iisang numero kasama ang datos ng order sa Shopify na nakikita sa bawat chat malinaw na pagtatalaga ng usapan para sa bawat ahente at walang usapang napapabayaan sa pagitan ng mga miyembro ng koponan.

Ang estratehikong pundasyon para sa suporta sa customer sa WhatsApp App kumpara sa API paghawak ng WISMO at mga balangkas ng automation ay tinalakay sa gabay sa suporta sa customer sa WhatsApp para sa Shopify. Ang artikulong ito ay nakatuon nang mas malalim sa nakabahaging inbox.

Mabilis na Sagot

Ang nakabahaging team inbox sa WhatsApp ay nagbibigay daan sa maraming ahente na pamahalaan ang mga usapan ng customer mula sa iisang WhatsApp Business na numero nang sabay sabay. Wala nang pagpapasa ng telepono o hindi napapansing mga mensahe dahil isang tao lamang ang may access. Nangangailangan ito ng WhatsApp Business API at isang nakakonektang Shopify app na nagpapakita ng datos ng order sa loob ng bawat usapan. Ang tamang panahon upang mag set up nito ay kapag humahawak ka na ng 20 hanggang 30 usapan bawat araw gamit ang higit sa isang ahente bago pa humaba ang oras ng pagtugon at hindi pagkatapos nito.

Mahahalagang Punto

• Ang nakabahaging inbox ay hindi tampok ng WhatsApp nangangailangan ito ng WhatsApp Business API at isang platform mula sa ibang provider na bumubuo ng workspace para sa koponan sa ibabaw nito
• May limitasyong 5 device ang WhatsApp Business App at walang pagtatalaga ng usapan hindi ito isang nakabahaging inbox ito ay nakabahaging access lamang sa iisang account
• Sa sandaling kailangan na ng pangalawang ahente na sumagot sa mga customer gamit ang parehong WhatsApp na numero kailangan mo na ng nakabahaging inbox dahil ang nakabahaging access sa device ay hindi isang solusyong kayang lumawak
• Ang datos ng order sa Shopify na nakikita sa loob ng bawat usapan ang pinakamahalagang pagkakaiba sa pagitan ng karaniwang nakabahaging inbox at isang Shopify native na inbox
• Karamihan sa mga Shopify store ay nagse set up ng nakabahaging inbox kapag labis na silang nahihirapan ang tamang hudyat ay kapag ang 20 hanggang 30 usapan bawat araw ay kaya pang pamahalaan at hindi kapag imposible na

Ano ang Nakabahaging Team Inbox sa WhatsApp

Ang nakabahaging team inbox sa WhatsApp ay isang sentralisadong workspace kung saan maraming ahente ang maaaring mamahala ng mga usapan ng customer mula sa iisang WhatsApp Business na numero. Gamit ang WhatsApp Business API nagbibigay ito ng kakayahan sa mga koponan na magtulungan magtalaga ng mga chat subaybayan ang mga usapan at tumugon sa mga customer mula sa iisang nakabahaging dashboard sa halip na mula sa magkakahiwalay na telepono.

Suporta sa WhatsApp Nang Walang Nakabahaging Inbox

Kung walang nakabahaging inbox ang suporta sa WhatsApp para sa Shopify ay karaniwang ganito sa isa sa tatlong paraan at lahat ay may parehong pangunahing problema.

Pinakakaraniwang sitwasyon. Isang tao ang namamahala ng lahat ng usapan ng customer sa WhatsApp gamit ang kanyang telepono. Kapag available ang taong iyon mabilis ang suporta. Kapag wala siya sa pulong offline o may sakit nananatiling walang sagot ang mga usapan hanggang sa makabalik siya.

Ikalawang sitwasyon. Ang WhatsApp Business na numero ay naka login sa maraming device gamit ang tampok na multi device. Dalawa o tatlong tao ang nakakakita ng parehong mga usapan ngunit walang pagtatalaga kaya nakikita ng bawat ahente ang lahat ng mensahe walang nakaaalam kung sino ang sasagot at minsan ang parehong customer ay nakakatanggap ng dalawang magkaibang sagot mula sa dalawang tao.

Ikatlong sitwasyon. Isang personal na WhatsApp na numero ang ginagamit para sa suporta sa customer na nangangahulugan ng isang device lamang walang mga tampok para sa negosyo at isang numerong hindi maililipat kapag umalis ang taong gumagamit nito sa koponan.

Ang tatlong sitwasyong ito ay may iisang ugat ng problema. Walang malinaw na sistema kung sino ang may pananagutan sa bawat usapan. Kapag may usapang napabayaan walang nakaaalam hanggang sa muling mag follow up ang customer o hindi na.

Paano Nagbabago ang Suporta sa WhatsApp Gamit ang Nakabahaging Inbox

Ang nakabahaging team inbox ay nagdadala ng malinaw na istruktura sa bawat usapan. Kapag nagpadala ng mensahe ang isang customer sa iyong Shopify store sa WhatsApp lumalabas ang mensahe sa isang nakabahaging dashboard na maaaring ma access ng bawat ahente sa iyong koponan mula sa kanilang browser o desktop hindi mula sa iisang telepono kundi mula sa sarili nilang screen nang sabay sabay.

Mula roon ang bawat usapan ay may malinaw na kalagayan. Hindi pa naitatalaga o bago at naghihintay ng ahente naitatalaga o may isang ahenteng may pananagutan at kasalukuyang humahawak nito o nalutas na at isinara na. Kinukuha ng mga ahente ang mga usapan sumasagot at isinasara ang mga ito o inililipat sa kasamahan kapag kailangan ng pag eskala. Nakikita ng bawat ahente ang kailangan lamang nilang makita at nakikita ng superbisor ang lahat.

Para sa mga Shopify merchant ang pinakamahalagang pagbabago ay hindi ang pagtatalaga o kakayahang makita kundi ang konteksto ng customer na nagiging available sa loob ng bawat usapan. Ang karaniwang WhatsApp inbox ay nagpapakita lamang ng pangalan ng customer at kasaysayan ng mensahe. Ang Shopify native na nakabahaging inbox ay nagpapakita ng pangalan ng customer ng huling tatlong order kasalukuyang katayuan ng order mga detalye ng pagtupad at anumang nakaraang pakikipag ugnayan sa suporta bago pa makapag type ng kahit isang salita ang ahente.

Mga Palatandaan na Kailangan ng Iyong Shopify Store ang Nakabahaging Inbox sa WhatsApp

Nagiging mahalaga ang nakabahaging inbox sa WhatsApp habang lumalaki ang iyong Shopify na negosyo at dumarami ang mga usapan ng customer. Kung napapansin mo ang alinman sa mga sumusunod na hamon malamang ay panahon na upang lumipat mula sa setup na iisang gumagamit patungo sa isang inbox na para sa buong koponan.

Mga Palatandaan na Hindi na Sapat ang Isang WhatsApp Account

Palatandaan 1. May mga usapang hindi nasasagot at nalalaman mo lamang mula sa customer.
Muling ipinapadala ng customer ang kanilang mensahe o binabanggit sa bagong usapan na nagpadala sila ng mensahe dalawang araw na ang nakalipas ngunit walang natanggap na sagot. Dumating ang mensahe ngunit hindi ito nabigyang pansin dahil abala ang taong namamahala ng account at wala nang ibang may kakayahang makita ito.

Palatandaan 2. Ang unang oras ng pagtugon ay lumalampas na sa 2 oras habang oras ng negosyo.
Ito ang pinakamalinaw na palatandaan sa operasyon. Kapag iisang tao lamang ang humahawak ng lahat ng usapan mula sa telepono darating ang panahon na mas marami na ang mensahe kaysa sa kayang asikasuhin. Ang unang naaapektuhan ay ang unang oras ng pagtugon at mas mabilis itong napapansin ng mga customer sa WhatsApp kaysa sa ibang channel.

Palatandaan 3. Dalawang ahente ang minsang sabay na sumasagot sa parehong customer.

Nangyayari ito kapag maraming tao ang may access sa parehong WhatsApp account ngunit walang sistema ng pagtatalaga. Nakakatanggap ang customer ng dobleng sagot o magkakasalungat na tugon. Hindi ito napapansin ng mga ahente hanggang sa ituro ito ng customer kung ituturo man nila.

Palatandaan 4. Hindi mo agad masasabi kung ilan ang bukas na usapan.
Kung walang maayos na inbox walang paraan upang malaman ang kasalukuyang naiipong mga usapan para sa suporta. Pinamamahalaan mo ito sa pamamagitan ng pag scroll at hindi gamit ang datos kaya palagi kang humahabol sa sitwasyon at hindi nauuna sa dami ng mensahe.

Kailan Mag set up ng Nakabahaging Inbox sa WhatsApp para sa Shopify

Karaniwang nagse set up ang isang Shopify store ng nakabahaging inbox kapag labis na silang nahihirapan araw araw nang may mga usapang hindi nasasagot pagod na ang mga ahente at matagal nang mabagal ang oras ng pagtugon. Ang pag set up ng bagong platform habang nangyayari ito ay mas magastos sa oras at mas nakakaabala kaysa kung ginawa ito dalawang buwan nang mas maaga.

Ang dahilan kung bakit huli na kumikilos ang karamihan sa mga tindahan ay dahil unti unting lumalala ang problema. Ang isang hindi nasagot na usapan ay hindi agad mukhang seryosong suliranin. Ang dalawang ahente na paminsan minsang sumasagot sa parehong customer ay tila maliit lamang na problema sa koordinasyon. Ang pagtaas ng oras ng pagtugon mula isang oras hanggang tatlong oras ay parang pansamantalang pagiging abala lamang. Kapag malinaw nang isa na itong seryosong problema ang koponan ay umaasa na lamang sa agarang pagtugon na siyang pinakamasamang panahon upang magpatupad at matutunan ang bagong sistema.

Ang tamang hudyat ay kapag umaabot na sa 20 hanggang 30 usapan bawat araw na hinahawakan ng higit sa isang ahente. Sa daming iyon ang kasalukuyang setup ay pakiramdam pa ring kaya pang pamahalaan na siyang tamang panahon upang mag set up ng nakabahaging inbox na may pinakamababang gastos at pinakamalaking epekto.

Paano Pinapabuti ng Nakabahaging Inbox sa WhatsApp ang Karanasan ng Customer

Pinapabuti ng nakabahaging inbox sa WhatsApp ang karanasan ng customer sa pamamagitan ng pagbibigay kakayahan sa iyong support team na tumugon nang mabilis magtulungan nang maayos at mapanatili ang pare parehong komunikasyon. Nagreresulta ito sa mas mabilis na paglutas ng mga isyu mas kaunting hindi nasasagot na mensahe at mas mataas na kasiyahan ng customer.

Paano Pinabababa ng Nakabahaging Inbox ang Oras ng Pagtugon sa WhatsApp

Mula sa pananaw ng customer hindi nakikita ang nakabahaging inbox. Hindi nila alam kung ilang ahente ang humahawak sa kanilang usapan o kung anong kasangkapan ang ginagamit. Ang nararanasan nila ay ang resulta kung gaano kabilis ang tugon kung pare pareho ba ito sa mga naunang mensahe at kung kailangan pa ba nilang ulitin ang kanilang sarili.

Ang pinakaagarang pagbabagong nararanasan ng customer kapag lumipat ang isang Shopify store sa nakabahaging inbox ay ang oras ng pagtugon. Dahil maraming ahente ang maaaring sabay sabay na humawak ng mga usapan sa halip na isang taong dumaraan sa pila gamit ang telepono bumababa ang unang oras ng pagtugon habang oras ng negosyo. Ang mga usapang dati ay naghihintay ng dalawa hanggang tatlong oras bago mapansin ng iisang abalang ahente ay nasasagot na ngayon sa loob lamang ng ilang minuto ng sinumang available.

Para sa mga customer ng Shopify pinakamalakas ang epekto ng pagbabagong ito sa panahon ng matataas na demand gaya ng mga sale mga panahon ng pagdiriwang at paglulunsad ng bagong produkto kapag biglang dumarami ang mga mensahe at bumibigay ang setup na iisang ahente lamang.

Datos ng Order sa Shopify sa Loob ng Bawat Usapan sa WhatsApp

Ang pangunahing pagkakaiba sa paggana ng karaniwang nakabahaging inbox sa WhatsApp at ng Shopify native na inbox ay nakabatay sa isang tanong. Ano ang nakikita ng ahente kapag binuksan ang isang usapan?

Sa karaniwang nakabahaging inbox nakikita ng ahente ang mensahe ng customer at ang kanilang pangalan sa WhatsApp. Upang masagot ang tanong tungkol sa order binubuksan nila ang Shopify sa hiwalay na tab hinahanap ang customer hinahanap ang order kinokopya ang mahahalagang detalye at idinidikit ang mga ito sa tugon.

Sa Shopify native na nakabahaging inbox nakikita ng ahente ang mensahe ng customer ang kanilang kasaysayan ng order ang katayuan ng kasalukuyang order ang mga detalye ng pagtupad at tracking at anumang nakaraang pakikipag ugnayan sa suporta bago pa sila magsimulang mag type. Hindi na kailangang buksan ng ahente ang Shopify. Ang sagot sa tanong na nasaan ang aking order ay nasa screen na.

Para sa customer nagdudulot ito ng isang natatanging karanasan isang ahenteng alam na agad ang kalagayan ng kanilang order nang hindi na kailangang ipaliwanag pa. Ang karanasang ito ng pagkilala at hindi na muling pagpapaliwanag ay isa sa pinakamalalakas na palatandaan ng tiwala sa anumang pakikipag ugnayan sa suporta.

Ikinokonekta ng Chatix ang WhatsApp Business API nang direkta sa iyong Shopify store at ipinapakita ang datos ng order katayuan ng pagtupad at kasaysayan ng customer sa loob ng bawat usapan sa nakabahaging inbox. Para malaman kung paano ikinokonekta ang nakabahaging inbox sa mas malawak na datos ng customer at kasaysayan ng usapan ipinaliliwanag sa gabay sa WhatsApp CRM kung paano napupunta ang mga tala ng usapan sa mga rekord ng customer.

Paano Mag set up ng Nakabahaging Team Inbox sa WhatsApp para sa Shopify

Mga Kinakailangan para sa Nakabahaging Inbox sa WhatsApp para sa Shopify

Tatlong bagay ang kailangang maihanda bago simulan ang anumang pag set up.

• Isang beripikadong Meta Business Manager account na nakakonekta sa iyong negosyo
• Isang nakalaang WhatsApp Business na numero hindi personal na numero at hindi rin numerong kasalukuyang nakarehistro sa personal na WhatsApp account. Ito ang magiging permanenteng numero ng suporta para sa iyong mga customer
• Isang WhatsApp app na naka install sa Shopify na nagkokonekta sa WhatsApp Business API sa iyong tindahan

Hindi maaaring alisin ang pangangailangan sa API. Ang WhatsApp Business App kahit may tampok na multi device ay hindi sumusuporta sa pagtatalaga ng usapan mga tungkulin ng ahente o integrasyon ng datos sa Shopify na siyang nagpapaging kapaki pakinabang sa nakabahaging inbox. Para sa kumpletong proseso ng pag set up ng API ipinaliliwanag sa gabay sa WhatsApp Business API para sa Shopify ang buong proseso ng aplikasyon at beripikasyon.

Hakbang 1. Ikonekta ang WhatsApp Business API sa Iyong Shopify Store

Mag install ng WhatsApp app sa Shopify na namamahala sa koneksiyon ng API. Ang Shopify native na app ang namamahala sa ugnayan sa pagitan ng iyong WhatsApp Business na numero ng API at ng datos ng iyong Shopify store nang hindi nangangailangan ng custom na pagbuo o tulong mula sa developer.

Kapag nakakonekta na gagana ang iyong WhatsApp na numero bilang business API na numero na kayang humawak ng walang limitasyong sabay sabay na usapan makakonekta sa nakabahaging inbox at makapagpapagana ng automation batay sa mga kaganapan sa Shopify.

Hakbang 2. Magdagdag ng mga Ahente at Tukuyin ang Kanilang mga Tungkulin

Idagdag ang bawat miyembro ng koponan sa platform ng nakabahaging inbox gamit ang sarili nilang login. Magtalaga ng tungkulin sa bawat ahente bago sila magsimulang humawak ng mga usapan.

• L1 Support humahawak ng karaniwang mga tanong WISMO katayuan ng order kahilingan sa pagbabalik at kumpirmasyon ng COD
• L2 Support humahawak ng mga pag eskala hindi nalutas na reklamo alitan sa refund at mga natatanging sitwasyon sa paghahatid
• Supervisor sumusubaybay sa mga bukas na usapan haba ng pila oras ng pagtugon at dami ng trabaho ng bawat ahente. Maaaring magtalaga muli ng mga usapan. Hindi direktang humahawak ng mga tanong para sa L1

Tukuyin ang mga tungkuling ito bago ang paglulunsad. Ang mga ahenteng hindi alam kung ano ang kanilang pananagutan ay hahawak sa lahat ng pumapasok na usapan na muling lumilikha ng problema ng iisang ahente sa mas magastos na setup.

Hakbang 3. Mag set up ng mga Panuntunan sa Pagtatalaga ng Usapan

Tinutukoy ng mga panuntunan sa pagtatalaga kung paano ipamamahagi ang mga bagong usapan sa mga ahente. Dalawang paraan ang epektibo para sa karamihan ng mga Shopify store.

Ang round robin na pagtatalaga ay awtomatikong ipinapamahagi ang bawat bagong usapan sa susunod na available na ahente ayon sa pagkakasunod sunod. Makatarungan ito madaling i configure at epektibo kapag ang mga ahente ay humahawak ng magkakatulad na uri ng tanong. Dito nagsisimula ang karamihan sa mga Shopify store.

Ang skill based na pagruruta ay nagtatalaga ng mga usapan batay sa uri ng tanong. Ang tanong tungkol sa WISMO ay mapupunta sa ahenteng humahawak ng mga tanong sa order habang ang kahilingan sa pagbabalik ay mapupunta sa ahenteng namamahala sa mga pagbabalik. Mas epektibo ito kapag sapat na ang dami ng mga tanong upang bigyang katwiran ang espesyalisasyon. Karaniwang ipinapatupad ito pagkatapos ng unang 4 hanggang 6 na linggo ng datos tungkol sa mga uri ng tanong na pumapasok.

Hakbang 4. I configure ang mga Patakaran sa Pag eskala

Ang patakaran sa pag eskala ay tumutukoy sa mangyayari kapag hindi malutas ng isang L1 na ahente ang isang usapan. Kung wala nito maaaring panatilihing bukas ng mga ahente ang usapan nang walang hanggan o isara ito nang hindi nalulutas na parehong nagiging dahilan ng muling pakikipag ugnayan ng customer.

Isang pangunahing patakaran sa pag eskala para sa Shopify support team.

• Kung hindi malutas ng L1 na ahente sa loob ng isang tugon ilipat sa L2 kasama ang panloob na tala na nagpapaliwanag ng isyu at kung ano na ang nasubukan
• Kung hindi pa rin malutas ng L2 na ahente sa parehong sesyon ipaalam sa superbisor kasama ang buong konteksto ng usapan
• Kung ang reklamo ay may kinalaman sa partner sa paghahatid o pagkakamali sa pagtupad agad itong iakyat sa superbisor at huwag iwan sa L1

Itakda ang mga panuntunang ito bago maging live. Ang pinakamasamang panahon upang gumawa ng patakaran sa pag eskala ay habang nagpapatuloy ang usapan at mayroon nang naging problema.

Hakbang 5. Magtakda ng mga Target sa Oras ng Pagtugon para sa Bawat Ahente

Magtakda ng target para sa unang oras ng pagtugon ng bawat tungkulin ng ahente bago maging live ang inbox. Para sa karamihan ng mga Shopify store.

• Mga ahente ng L1 unang tugon sa loob ng 5 minuto habang oras ng negosyo
• Mga ahente ng L2 unang tugon sa loob ng 15 minuto kapag naakyat ang usapan
• Superbisor kumpirmahin ang mga naakyat na tiket sa loob ng 30 minuto

Para malaman kung paano awtomatikong ipaalam sa mga customer ang inaasahang oras ng pagtugon upang malaman nila kung ano ang aasahan bago sumagot ang ahente ipinaliliwanag sa gabay sa awtomatikong tugon sa WhatsApp ang pag set up ng mensahe ng pagbati at mensahe kapag wala.

Mga Pinakamahuhusay na Paraan sa Paggamit ng Nakabahaging Inbox sa WhatsApp para sa mga Shopify Team

Ang maayos na pinamamahalaang nakabahaging inbox sa WhatsApp ay nagpapataas ng produktibidad ng koponan at kasiyahan ng customer. Sa pamamagitan ng pagtatalaga ng mga chat pagtatakda ng mga gabay sa pagtugon at paggamit ng automation mas mahusay na nahahawakan ng mga Shopify support team ang mga usapan.

Round Robin kumpara sa Skill Based na Pagruruta para sa Suporta sa WhatsApp

Magsimula sa round robin. Madali itong i configure hindi nangangailangan ng pag uuri ng mga papasok na tanong at pantay na ipinapamahagi ang trabaho sa mga ahente. Gamitin ito sa unang 4 hanggang 6 na linggo.

Pagkatapos ng panahong iyon suriin ang pinakakaraniwang uri ng mga tanong at tukuyin kung aling mga ahente ang pinakamabilis at pinakatumpak na nakalulutas ng mga ito. Kung ang isang ahente ay palaging mas mabilis sa paghawak ng mga kahilingan sa pagbabalik ang skill based na pagruruta para sa mga kahilingang iyon ay magbibigay ng mas mahusay na oras ng paglutas. Kung halos magkakapareho ang mga uri ng tanong at magkatulad ang kakayahan ng mga ahente patuloy na magiging epektibo ang round robin.

Ang pagkakamaling ginagawa ng karamihan sa mga Shopify team ay ang pag configure ng skill based na pagruruta bago pa sila magkaroon ng datos at paggawa ng masalimuot na mga panuntunan sa pagtatalaga batay lamang sa mga palagay tungkol sa kakayahan ng bawat ahente bago pa magkaroon ng tunay na dami ng mga usapan.

Paano Pangasiwaan ang mga Pag eskala sa Suporta sa WhatsApp

Kapag inakyat ng isang L1 na ahente ang isang usapan sa L2 o sa superbisor hindi dapat mapansin ng customer na may naganap na pagpapasa at hindi rin nila dapat ulitin ang kanilang sitwasyon sa bagong ahente.

Dalawang bagay ang nagbibigay daan dito. Mga panloob na tala at kasaysayan ng usapan.

Ang mga panloob na tala ay mga mensahe sa loob ng usapan na ang mga ahente lamang ang nakakakita. Kapag muling itinalaga ng isang L1 na ahente ang isang usapan nag iiwan sila ng tala. Ang customer ay nag order gamit ang COD noong [date] at sinasabing hindi pa dumarating ang order. Ayon sa carrier naihatid na ito. Tinututulan ito ng customer at may kalakip na mga larawan. Kailangan ng desisyon para sa kapalit o refund. Kinukuha ng L2 na ahente ang usapan na may buong konteksto at agad na tumutugon nang hindi na pinapaliwanag muli ang customer.

Pag iwas sa Dobleng Tugon sa Nakabahaging Inbox sa WhatsApp

Ito ang pinakakaraniwang pagkabigo ng nakabahaging inbox sa unang mga linggo ng paggamit at ito rin ang pinakanakakasira sa tiwala ng customer. Nakakatanggap ang customer ng dalawang magkaibang tugon sa WhatsApp mula sa dalawang magkaibang ahente na parehong humawak sa iisang usapan bago naipatupad ang mga panuntunan sa pagtatalaga.

Ang pag iwas dito ay nakabatay sa maayos na istruktura. Walang ahente ang dapat makasagot sa usapang nakatalaga na sa ibang tao. Karamihan sa mga platform ng nakabahaging inbox ay ipinapatupad ito sa antas ng interface. Kapag naitakda na ang usapan maaari itong makita ng ibang ahente ngunit hindi sila makasasagot hangga't hindi muna ito inaalis sa pagkakatalaga.

Kapag nangyari ito ang tamang pagbangon ay ang direktang pagkilala sa nangyari. Humihingi kami ng paumanhin sabay kayong nakatanggap ng tugon mula sa dalawa sa amin. Si [pangalan ng ahente] na ang hahawak sa inyong tanong mula ngayon. Huwag magkunwaring walang nangyari. Napapansin ito ng mga customer at ang direktang pagkilala ay nagbabalik ng higit na tiwala kaysa umasa na hindi nila ito napansin.

Para sa kumpletong hanay ng mga pang araw araw na paraan ng operasyon na nagpapahusay sa suporta sa WhatsApp kasabay ng nakabahaging inbox ipinaliliwanag sa gabay sa mga tip sa suporta sa customer sa WhatsApp ang pamamahala ng koponan at ang tamang balanse sa pagitan ng tao at automation.

Ano ang Dapat Makita ng mga Ahente ng Shopify sa Nakabahaging Inbox sa WhatsApp

Ang nakabahaging inbox sa WhatsApp ay nagbibigay sa mga ahente ng suporta sa Shopify ng agarang access sa impormasyong kailangan nila upang mabilis na malutas ang mga tanong. Ang tamang inbox ay dapat magpakita ng mahahalagang detalye ng order kasaysayan ng usapan at konteksto ng koponan sa iisang lugar.

Datos ng Order sa Shopify na Kailangan ng Bawat Ahente ng Suporta sa Loob ng Chat

Bago suriin ang anumang platform ng nakabahaging inbox para sa iyong Shopify store tiyaking alamin kung anong datos ng Shopify ang lumalabas sa loob ng view ng usapan. Ang pinakamababang impormasyong dapat makita nang hindi nagbubukas ng hiwalay na tab.

• Pangalan ng customer at numero ng kontak
• Huling 3 order numero ng order petsa mga item at halaga
• Kasalukuyang katayuan ng order nakumpirma pinoproseso naipadala na naihatid na ibinalik na
• Tracking number at pangalan ng carrier para sa mga naipadalang order
• Paraan ng pagbabayad lalo na para sa mga order na COD
• Mga nakaraang pakikipag ugnayan sa suporta gamit ang parehong numero

Ang platform na nangangailangan sa ahente na buksan pa ang Shopify upang hanapin ang alinman sa impormasyong ito ay nagdaragdag ng hadlang sa mismong sandaling sinusubukan ng ahente na tumugon nang mabilis. Bawat segundong ginugugol sa pagpapalit ng tab ay dagdag na segundo sa oras ng pagtugon para sa bawat usapan.

Chatix ay ginawa lalo na para sa Shopify. Awtomatikong kinukuha ng nakabahaging inbox ang datos ng order katayuan ng tracking at kasaysayan ng customer mula sa Shopify upang makita ng mga ahente ang buong larawan nang hindi na nagpapalit ng kasangkapan.

Kasaysayan ng Usapan ng Customer sa Nakabahaging Inbox

Ang isang nagbabalik na customer na nakipag ugnayan sa suporta tatlong linggo na ang nakalipas tungkol sa isyu sa sukat ay hindi na dapat muling magpaliwanag ng kontekstong iyon kapag nagpadala sila ng mensahe tungkol sa tanong sa paghahatid. Ang isang maayos na naka configure na nakabahaging inbox ay awtomatikong nagpapakita ng nakaraang usapan kapag muling nakipag ugnayan ang parehong customer sa tindahan.

Mahalaga ito lalo na para sa tiwala ng customer. Ang customer na kinikilala at ang kasaysayan ay isinasaalang alang kahit hindi ito tahasang binabanggit dahil alam na ng ahente ang kanilang sitwasyon ay nakararamdam na kilala sila ng tatak. Ang customer na kailangang magsimula sa simula sa bawat pakikipag ugnayan sa suporta ay pakiramdam na isa lamang numero ng tiket.

Huling Kaisipan

Nalulutas ng nakabahaging team inbox sa WhatsApp ang mga problemang dulot ng setup na iisang account habang lumalaki ang dami ng suporta sa Shopify gaya ng mga usapang hindi nasasagot dobleng paghawak mabagal na oras ng pagtugon at mga ahenteng walang nakikitang ginagawa ng isa't isa. Wala sa mga problemang ito ang malinaw na nagpapakita ng sarili hanggang sa nagsisimula na silang makaapekto sa mga customer.

Ang pag set up ay nangangailangan lamang ng isang hapon. Ang mga patakaran gaya ng mga panuntunan sa pagtatalaga mga landas ng pag eskala at mga tungkulin ng ahente ay nangangailangan ng isa pang yugto. Ang pagbabago sa kalidad ng suporta na nasusukat sa unang oras ng pagtugon at antas ng paglutas ay makikita sa loob ng unang linggo.

Ang tamang panahon upang gawin ito ay bago mo ito kailangan at hindi pagkatapos magsulat ang unang customer ng pagsusuri tungkol sa isang mensaheng hindi nasagot.

Chatix ay direktang nagkokonekta sa WhatsApp Business API sa iyong Shopify store na nagbibigay sa iyong koponan ng nakabahaging inbox na may nakikitang konteksto ng order sa Shopify sa bawat usapan may kasamang pagtatalaga ng usapan at pag eskala at kakayahang lumawak mula sa isang ahente hanggang sa isang buong support team nang hindi binabago ang iyong WhatsApp na numero.