أكثر 10 تنسيقات بريد إلكتروني فائدة للمتاجر عبر الإنترنت

هل سبق لك أن تلقيت تلك الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني الجذابة من زوماتو أو سويجي التي لفتت انتباهك؟ ماذا لو قلنا لك أن الأمر ليس مجرد خدعة تسويقية أو رسالة عشوائية؟ هل هذه استراتيجية تسويقية مدروسة جيدا؟

تساعد إشعارات الدفع ورسائل البريد الإلكتروني هذه العلامات التجارية على لفت الأنظار حتى لو كان عملاؤهم مشغولين أو لا يخططون للشراء منهم. إنها خطوة ذكية. لا يزال البريد الإلكتروني أحد أكثر قنوات التواصل التجاري استخداما. من تأكيدات الطلبات وردود الدعم إلى مناقشات الشراكة، لا يزال البريد الإلكتروني هو العمود الفقري للتواصل المهني.

لا يزال تنسيق البريد الإلكتروني الصحيح مهما، ولكن التنسيق وحده لا يضمن قراءة رسالتك أو اتخاذ إجراء بشأنها. ومع ذلك، فقد تغيرت الطريقة التي يقرأ بها الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني ويستجيبون لها.

يتلقى عملاء اليوم عشرات الرسائل الإلكترونية يوميا بما في ذلك العروض الترويجية والتحديثات والإشعارات من علامات تجارية متعددة. وحتى الرسائل المكتوبة جيدا غالبا ما تمر دون أن يلاحظها أحد، أو تفتح متأخرة، أو يتم تجاهلها تماما، بغض النظر عن مدى أهمية الرسالة. هذا لا يعني أن البريد الإلكتروني غير فعال.

هذا يعني ببساطة أن البريد الإلكتروني يعمل بشكل أفضل عندما

• تكون الرسالة منظمة بوضوح
• يتوافق القصد مع الموقف
• لا يكون التوقيت عاجلا

لهذا السبب لا يزال فهم تنسيق البريد الإلكتروني الصحيح لتواصل الأعمال أمرا ضروريا. ولكن بنفس القدر من الأهمية معرفة متى يعمل البريد الإلكتروني بشكل أفضل ومتى قد تعمل قناة أخرى بشكل أفضل. يغطي هذا الدليل كليهما.

ما هو تنسيق البريد الإلكتروني الصحيح؟

تنسيق البريد الإلكتروني الصحيح هو طريقة واضحة ومنظمة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني حتى يفهم القارئ على الفور

• من من أرسل البريد الإلكتروني؟
• لماذا تم إرساله؟
• ما هو الإجراء المطلوب إن وجد؟

كحد أدنى، يتضمن البريد الإلكتروني المهني

• سطر الموضوع
• التحية
• المحتوى
• الخاتمة
• التوقيع

لنقم بتفصيل هذه العناصر بنهج حديث يركز على الأعمال.

العناصر الأساسية لتنسيق البريد الإلكتروني الصحيح

1. سطر الموضوع (الوضوح قبل الإبداع)

يجب أن يشرح سطر الموضوع الغرض من البريد الإلكتروني في سطر واحد.

أمثلة جيدة

• تأكيد الطلب رقم 45821
• تحديث بشأن طلب الدعم الخاص بك
• متابعة سريعة لمكالمة أمس

تجنب

• مرحبا
• هام
• مجرد اطمئنان

سطر الموضوع الواضح يزيد من معدلات الفتح ويضع التوقعات الصحيحة.

2. التحية (مهنية ولكن إنسانية)

اختر تحيتك بناء على السياق

• رسمي عزيزي جون،
• شبه رسمي مرحبا جون،
• غير رسمي (محادثات داخلية أو مستمرة) أهلا جون،

تجنب التحيات القديمة أو المتصلبة للغاية ما لم تكن مطلوبة.

3. محتوى البريد الإلكتروني (قصير، مركز، سهل القراءة)

هذا هو المكان الذي تفشل فيه معظم رسائل البريد الإلكتروني.

أفضل الممارسات

• اجعل الفقرات قصيرة (سطرين إلى 3 أسطر كحد أقصى)
• التركيز على غرض رئيسي واحد
• استخدم النقاط عند شرح الخطوات أو التفاصيل

4. الخاتمة (خطوة تالية واضحة)

أنهِ بريدك الإلكتروني بتوجيه القارئ

• أخبرنا إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة.
• يرجى الرد للتأكيد.
• سنقوم بتحديثك بمجرد الشحن.

5. التوقيع (الثقة والسياق)

يجب أن يتضمن التوقيع المهني

• الاسم
• الدور الوظيفي
• اسم الشركة
• تفاصيل الاتصال (إذا كانت ذات صلة)

على سبيل المثال نموذج تنسيق لرسائل الترحيب

تنسيقات البريد الإلكتروني الصحيحة لحالات استخدام الأعمال والتجارة الإلكترونية الشائعة

يعد استخدام تنسيق بريد إلكتروني عام واحد لكل موقف أحد أكبر الأخطاء التي ترتكبها الشركات.

البريد الإلكتروني للدعم، وتأكيد الطلب، والبريد الإلكتروني الترويجي كلها لها أهداف مختلفة تماما. عندما لا يتطابق التنسيق مع القصد، يشعر العملاء بالارتباك أو التجاهل أو حتى بالانزعاج.

فيما يلي أهم أنواع البريد الإلكتروني لأعمال التجارة الإلكترونية، وكيف يجب أن يتغير تنسيقها وكيف تجمع العلامات التجارية الذكية الآن بين البريد الإلكتروني ورسائل واتساب للحصول على استجابات أسرع وتحويلات أعلى.

1. البريد الإلكتروني لدعم العملاء

أفضل نبرة مهذبة، هادئة، تركز على الحلول

أهم ما في الأمر السرعة والوضوح

يجب أن تقوم رسائل دعم العملاء بـ

• الإقرار بالمشكلة على الفور
• تجنب التفسيرات الطويلة
• ذكر الخطوة التالية أو الحل بوضوح

لا يريد العملاء مقالات بل يريدون إجابات. تقوم العديد من علامات شوبيفاي التجارية الآن بنقل تحديثات الدعم العاجلة إلى واتساب عبر Chatix، حيث تبدو الاستجابات أسرع وأكثر إنسانية.

2. البريد الإلكتروني لتأكيد الطلب

أفضل نبرة واضحة، مطمئنة، مهنية

أهم ما في الأمر الثقة والتأكيد

يجب أن تقوم هذه الرسائل بـ

• تأكيد الطلب بوضوح
• تسليط الضوء على تفاصيل الطلب والخطوات التالية
• تجنب العروض الترويجية الكثيفة

في هذه المرحلة، يريد العملاء فقط راحة البال. ترسل المتاجر الذكية أيضا تأكيدات طلب فورية عبر واتساب مما يقلل من تذاكر الدعم ويزيد الثقة.

نموذج تنسيق لرسائل الطلب

3. البريد الإلكتروني للمتابعة

أفضل نبرة ودودة ومحترمة

أهم ما في الأمر السياق

اذكر دائما

• لماذا تقوم بالمتابعة
• ما هو الإجراء المتوقع

للحصول على ردود أعلى، تنقل العلامات التجارية المتابعات بشكل متزايد إلى واتساب، حيث تبدو المحادثات طبيعية أكثر.

4. البريد الإلكتروني الترويجي أو الإعلاني

أفضل نبرة جذابة، واضحة، مركزة

أهم ما في الأمر هدف واحد لكل بريد إلكتروني

تجنب

• عروض متعددة
• الكثير من عبارات الحث على اتخاذ إجراء

تعمل رسائل البريد الإلكتروني الترويجية بشكل أفضل عندما تتبعها

• رسائل جماعية عبر واتساب
• تذكيرات لفترة محدودة
• متابعات مخصصة

هذا النهج متعدد النقاط يبدو مفيدا وليس مزعجا.

5. بريد الاعتذار أو التأخير

أفضل نبرة متعاطفة وشفافة

أهم ما في الأمر ما الذي حدث من خطأ وكيف يتم إصلاحه

يقدر العملاء الصدق أكثر من المثالية. التفسير الواضح والتحديث في الوقت المناسب يساعدان في الحفاظ على الثقة.

6. رسائل البريد الإلكتروني للشحن والتتبع

أفضل نبرة غنية بالمعلومات ومطمئنة

أهم ما في الأمر الشفافية

يتوقع العملاء

• تحديثات الإرسال
• روابط التتبع
• الجداول الزمنية المقدرة للتسليم

يضر التأخير أو الصمت هنا بالاحتفاظ بالعملاء. ترسل العديد من العلامات التجارية الآن تحديثات شحن في الوقت الفعلي على واتساب، والتي من المرجح أن يفتحها العملاء أكثر بكثير من رسائل البريد الإلكتروني.

نموذج تنسيق لرسائل الطلب

7. رسائل البريد الإلكتروني للسلال المتروكة

أفضل نبرة ودودة، متعاونة، غير ملحة

أهم ما في الأمر تذكيرات لطيفة

رسائل استرداد السلال الجيدة

• تذكر العملاء بما تركوه وراءهم
• تقلل من التردد (المرتجعات، الدعم، معلومات التسليم)

ومع ذلك، غالبا ما يتم تجاهل البريد الإلكتروني وحده. إن ربط رسائل البريد الإلكتروني للسلال المتروكة مع تذكيرات واتساب باستخدام Chatix يحسن معدلات الاسترداد بشكل كبير.

نموذج تنسيق لرسائل السلال المتروكة

8. رسائل النشرات الإخبارية

أفضل نبرة غنية بالمعلومات وخفيفة

أهم ما في الأمر القيمة وليس البيع

استخدم النشرات الإخبارية لـ

• مشاركة النصائح
• تثقيف العملاء
• بناء ذكرى للعلامة التجارية

ثم قم بتوجيه القراء ذوي الاهتمام العالي إلى واتساب للحصول على العروض أو التحديثات أو الدعم مع الحفاظ على البريد الإلكتروني نظيفا وذا قيمة.

نموذج تنسيق لرسائل النشرات الإخبارية

9. رسائل البريد الإلكتروني لتوصية المنتجات

أفضل نبرة مفيدة ومخصصة

أهم ما في الأمر الملاءمة

تعمل التوصيات بشكل أفضل عندما

• تعتمد على سلوك التصفح أو الشراء
• تكون بسيطة ومرئية

تتابع العديد من المتاجر الآن التوصيات على واتساب حيث يمكن للعملاء طرح الأسئلة فوريا قبل الشراء.

10. رسائل البريد الإلكتروني لطلب التعليقات والمراجعات

أفضل نبرة تقديرية وصادقة

أهم ما في الأمر التوقيت

اطلب التعليقات

• بعد وقت قصير من التسليم
• عندما لا تزال التجربة حديثة

غالبا ما تحصل تذكيرات المراجعة عبر واتساب على ردود أسرع من البريد الإلكتروني وحده.

نموذج تنسيق لرسائل المراجعة والتعليقات

أخطاء تنسيق البريد الإلكتروني الشائعة التي يجب تجنبها

• فقرات طويلة ومكتظة
• سطور موضوع غامضة
• عدم وجود عبارة واضحة للحث على اتخاذ إجراء
• لغة رسمية مفرطة للمشكلات البسيطة
• رسائل بريد إلكتروني يصعب قراءتها على الهاتف المحمول

يجب قراءته هل يمكن لـ واتساب أن يحل محل البريد الإلكتروني لتحديثات شوبيفاي؟

الخاتمة

لا يزال تنسيق البريد الإلكتروني الصحيح مهارة أساسية في العمل. فهو يحسن الوضوح والمهنية والثقة.

ولكن في بيئة التجارة الإلكترونية سريعة الحركة اليوم، يعمل البريد الإلكتروني بشكل أفضل عندما يقترن بقنوات اتصال أسرع وأكثر وضوحا خاصة للتحديثات الموجهة للعملاء. من خلال الجمع بين رسائل البريد الإلكتروني المنظمة وأدوات المراسلة في الوقت الفعلي مثل Chatix يمكن للشركات تقديم تجارب أفضل دون إرهاق العملاء.